автомобили главная темаАВТОМАТИЗАЦИЯ АТП ХХХХХХХХХХХХХДО АВТОМАТИЗМАВАЛЕРИЙ РАЗГУЛЯЕВРуководителям автопредприятий часто поступают предложения по автоматизации тех или иных процессов. Разработчики сулят немалые выгоды. Попробуем разобраться, какая автоматизация нужна конкретному АТПЛюбое автотранспортное предприятие, набрав определенные обороты, задумывается об автоматизации своей работы. Тем более что предложения по автоматизации хоть всех процессов работы поступают руководству компании с завидной регулярностью. Но кардинально переделывать работу АТП ради одного лишь желания не прослыть ретроградом, боящимся технического прогресса, маловато. Какие же есть серьезные основания для введения автоматизации? У такого решения есть явные плюсы:  снижение механических ошибок при перебивании документов;отсечение случаев, когда сотрудники просто забывают что-либо;  внедрение нетривиальных алгоритмов оптимизации затрат;  уменьшение рутинной нагрузки на сотрудников и ускорение их работы;  создание, выравнивание и контроль планов работы. Есть и минусы: допущенная ошибка может автоматически масштабироваться программой; дополнительные затраты на разработку, внедрение и поддержку программы; дестабилизация бизнеспроцессов компании во время внедрения. Но даже с учетом этих минусов корректная автоматизация это, безусловно, благо. Для руководства это прозрачность работы подразделений и доступные в любой момент и за любой период различные аналитические данные. Для подчиненных – освобождение от рутинных обязанностей и возможность заняться творческой работой, результаты которой будут более заметны руководству, нежели каждодневные, монотонные, доведенные до автоматизма действия, которые убивают столько времени и сил. У программы есть еще один большой плюс: она не ошибается. Все ошибки программы – это ошибки человека, который ее создавал, и по мере использова-ния программы эти ошибки рано или поздно всплывают и устраняются. Однако, чтобы не тратить свои силы, время и деньги впустую, надо четко определиться с функциями, которые компания хочет доверить новой системе. Причем не важно, собирается ли компания для автоматизации использовать готовый продукт, переделывать его под свои нужды или вообще писать такую программу с нуля. Постараемся, не рассматривая и не сравнивая конкретные программы, предложенные на рынке, разъяснить, какие функциональные возможности у такого продукта бывают, а уже руководителю решать, какие из них ему понадобятся.22РЕЙС СЕНТЯБРЬ 2010 ХХХХХХХХХХХХХЧТО ЗАКАЗАТЬБаза заказов клиентовЭто самая простая и необходимая функция любой подобной программы, которую можно реализовать даже своими силами в Excel. Благодаря ей диспетчер всегда будет знать, на каком этапе должны быть и реально находятся все его заказы. В результате вы не забудете ни об одном из них, а в случае возникновения какихлибо вопросов у заказчика всегда сможете оперативно на них ответить за счет привязки его заказа к другим документам. Оптимальная детализация:  номер и дата заказа;  заказчик;  статус заказа;  объем, вес и число мест в заказе (план/факт);  состав заказа;  сумма оплаты;  адрес отгрузки;  дата отгрузки (план/ факт);  адрес доставки;  дата доставки (план/ факт);  стоимость доставки;  необходимые сопроводительные документы;  необходимые условия доставки;  примечание для отражения дополнительных договоренностей с клиентом. Дополнительно возможно наладить систему внесения данных самим клиентом – так называемый «автоматизированный заказ». Это может быть реализовано и в электронной форме на сайте компании, и как взаимосвязь вашей программы с программой клиента: либо напрямую, либо через некий электронный стандарт файлов, отправляемых по обычной электронной почте. Настройка такой возможности – довольно рутинная работа, которая кроме усидчивости программистов обеих компаний требует, прежде всего, определенных договоренностей между топменеджерами. Они должны четко расписать, как будет интерпретироваться та или иная запись в электронных документах и кто будет нести риски за некорректное занесение данных. Зато этот модуль позволит свести на нет ошибки при перебивании данных из одних документов в другие: заказ в вашей базе автоматически формируется на основе данных клиента, а ваш счет после осуществления доставки будет автоматически переправляться в систему клиента. По такой же системе могут учитываться и оплаты по этим счетам. Также возможна настройка этого модуля для работы с различными электронными интернетсистемами, работающими по принципу биржи. В этом есть смысл, так как оборот этих площадок с каждым годом все возрастает.Заказывать автоматизацию по принципу «все включено» неразумно, ведь за каждую позицию придется платить. Как определить границы необходимого и достаточного?МнениеАЛЕКСЕЙ ПАНКРАТОВ заместитель главного инженера по транспорту унитарного предприятия «Управление механизации-25» – В бухгалтерии у нас уже около семи лет используется программа «1С Предприятие». Все технические вопросы проходят через нее. Кроме того, в течение трех лет мы используем датчики для слежения за автомобилями – как они работают, сколько времени простаивают, придерживаются ли водители маршрута. Это дает ощутимый контроль и дисциплинирует водителей и начальников участков. После установки датчиков-треккеров на автомобилях для самих водителей не требовалось никакого специального обучения. Служба слежения находится у нас на базе, это специальный отдел, все его сотрудники – подготовленные специалисты из организации, с которой был заключен договор.Вообще интеграция корпоративной информационной системы компании с аналогичными программами клиентов и поставщиков стала сейчас очень модной. Эта мода не случайна – такая синхронизация действий имеет ряд неоспоримых преимуществ:  минимизацию конфликтных ситуаций между контрагентами;  упрощение процесса продажи постоянным клиентам;  снижение затрат, не связанных с появлением добавочной стоимости продукции;  минимизацию бумажного документооборота,  минимизацию дублирующих действий;  ускорение процесса «ввода» документов и снижение ошибок за счет их импорта.Планирование и отслеживание перевозокКак только у вас появятся данные о заказах клиентов, вы сразу захотите получить инструмент по планированию загрузки вашего автотранспорта и отслеживанию осуществляемых перевозок, чтобы в случае возникновения накладок диспетчер первым узнал о них, и у него была бы вся необходимая информация для принятия своевременного оптимального решения. Возможная детализация загрузок автотранспорта:  номера заказов;  транспортное средство;  водитель;  экспедитор;  суммарный пробег (план/ факт);  время работы (план/факт);  дата и время про-СЕНТЯБРЬ 2010РЕЙС23 автомобили главная темаАВТОМАТИЗАЦИЯ АТП ХХХХХХХХХХХХХТак же данный модуль можно использовать и при планировании ожидаемого расхода средств. Однако в таком случае в него необходимо включить и данные обо всех предполагаемых оплатах. Так вы сможете управлять cashflow (поток наличности) и заранее знать о возможных проблемах в будущем. А это и отсутствие лишних трат на перезаймы, и хорошие отношения с контрагентами благодаря оплате в срок, и четкая информация о необходимости изменений политики организации, касающейся процента предоплаты и величины отсрочек для сокращения разрыва по доступным деньгам. Здесь тоже возможны различные алгоритмы планирования:  просто возможность высветить все данные по необходимым на сегодня платежам – чтобы ни один из них не потерялся;  сортировка платежей по дате и важности, чтобы сотрудник мог сам планировать свои платежи на ближайшие деньдва-неделю и оплачивал в первую очередь более срочные и более важные из них;УЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании топ-менеджмент принял решение об установке импортного, очень дорого программного обеспечения для решения всех текущих и даже потенциальных проблем с учетом и планированием в компании. В определенный момент реальная стоимость внедрения превысила первоначально озвученные цифры в два раза из-за попытки вместить в эту программу все, что возможно, а каждое изменение требовало покупки дорогих платных услуг. Поэтому ситуацию взял под контроль генеральный директор. Отказываться от внедрения он не стал, ведь так много средств было вложено в этот проект. Но главной его целью стало максимально возможное снижение дальнейших затрат1по проекту. Были заморожены все грядущие изменения, что, с одной стороны, позволило ускорить и удешевить внедрение, а с другой стороны, из-за того что критичность изменений не оценивалась, не были созданы и некоторые важные для бизнеса компании элементы автоматизированной системы. Еще одним камнем преткновения оказалось обучение сотрудников. Так как в оставшейся смете оно составляло наибольшую долю затрат, то бюджет на него порезали в первую очередь. В результате после внедрения при наличии в компании очень сложной и дорогой системы сотрудники продолжали делать основную работу в Excel, а возможности системы не использовались и наполовину.четкая автоматизированная система планирования платежей, когда, используя данные о среднедневном приходе, осуществляется автоматическое их распределение по текущим и ожидаемым платежам, с тем чтобы вовремя стало известно о ситуации, когда средств не хватит на проведение оплат, с суммой дефицита и индикацией критических оплат.Оптимизация при планировании перевозокДля удобства составления маршрутных листов возможно использование электронной карты с привязкой адресов отгрузки и доставки к точкам на ней. В данном случае разнесение может осуществляться как вручную, так и автоматически – в зависимости от сложности алгоритма может автоматически оптимизироваться разнесение заказов по машинам и маршрутам с учетом внесенных временных ограничений. Критерием оптимизации может выступать:  минимальное число используемых для доставки машин;хождения контрольных точек (план/факт);  заполнение объема транспортного средства и использование его грузоподъемности;  примечания для отражения причин несоответствия плановых и фактических значений. Кроме оперативного планирования наличие данного модуля позволяет печатать необходимые сопроводительные документы в нужном количестве по нажатию одной кнопки, так как все данные для этих документов уже занесены в соответствующие справочники и электронный документ либо перевозки, либо заказа клиента.ОплатаСледующий этап взаимодействия, который можно учитывать, – это оплата. Как только вы выполнили работу, нужно выставить счет наоплату клиенту и привязать к нему факт оплаты. Это тоже может делать неподкупная машина – ей понадобятся только несложный алгоритм и следующие данные:  клиент;  счет;  сумма транша;  дата транша (план/факт);  примечания для отражения причин несоответствия плановых и фактических значений. Машина же по-хорошему должна отслеживать и моменты, когда счет не был оплачен в срок и напоминать об этом сотруднику, ответственному за работу с этим клиентом. Программа может даже сама отправлять контрагенту стандартное напоминание по электронной почте с указанием необходимой суммы и даты оплаты, а также перевозки, за которую был выставлен счет.УЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании разработку нового программного обеспечения решили осуществлять своими силами. Чтобы сэкономить, взяли одного, но очень способного и трудолюбивого программиста – в результате через некоторое время новая система начала уже вырисовываться. Но в этот момент программист, почувствовав, что сейчас у него самая сильная2позиция, попросил серьезного увеличения его компенсационного пакета. Руководство посчитало это шантажом и отказало, программист ушел. Практически готовый продукт, которым уже начали пользоваться некоторые сотрудники, постепенно умер без должной поддержки, а все средства, вложенные в его разработку и внедрение, были потеряны впустую.24РЕЙС СЕНТЯБРЬ 2010 ХХХХХХХХХХХХХУЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании один из сотрудников хорошо знал Access и смог самостоятельно создать требуемую базу данных для учета и контроля над исполнением заявок, доставок и оплат. Файл с базой данных был выложен в общий доступ на сервере, где с ним все и работали. Однако новопришедший сотрудник по неопытности удалил этот файл, а оперативной копии нигде не оказалось. У сотрудника, разра-3ботавшего базу данных, разумеется, остался первоначальный файл со всеми настроенными связями между таблицами и отчетами, но он не содержал тех данных, которые другие сотрудники компании вносили в этот файл на протяжении работы с ним. В результате эти данные были потеряны, и потребовалось приложить немало сил, чтобы восстанавливать хотя бы те данные, по которым были не закрытые обязательства.минимальные совокупные затраты на доставку;  максимально быстрая доставка имеющимся парком автомобилей. Дополнительной возможностью этого модуля может оказаться учет дорожной ситуации при прокладке маршрутов. При этом разнесение доставок по автомобилям может происходить просто исходя из объема и веса грузов с поправочным коэффициентом на полезное использование грузоподъемности и объема кузова автомобиля. А может с помощью дополнительного модуля, который будет рассчитывать оптимальную укладку груза в автомобиль, чтобы при доставках везти по минимуму воздуха и обходиться минимально необходимым транспортным средством. Причем сейчас уже можно всерьез говорить о том, что компьютер укладывает грузы лучше, чем человек, – свободного места в кузове остается меньше. Правда, это требует точности в введении всех весогабаритных данных о размещаемых упаковках.ГЛОНАСС/ GPS-навигацияКак только у вас прорисовались на карте маршруты доставки, сразу появляется возможность проверить, насколько ваши водители следуют указанному маршруту. Для этого используется оборудование для геостационарного позиционирования ГЛОНАСС/GPS, установленное на автомобилях. Покупка оборудования, его установка и обслуживание на всех транспортных средствах может оказаться затратным мероприятием, сопоставимым по стоимости с остальной системой, поэтому данный модуль надо включать в необходимый функционал только в случае острой потребности в этом и четкого экономического обоснования. Кроме местоположения автомобиля такие системы позволяют рассчитывать скорость движения и отслеживать:  открытие дверей;  вынимание ключа зажигания;  температуру воздуха в кузове;  уровень топлива в баке.РекламаСЕНТЯБРЬ 2010РЕЙС25 автомобили главная темаАВТОМАТИЗАЦИЯ АТП ХХХХХХХХХХХХХв любой момент посмотреть свои текущие показатели и их изменение в зависимости от тех или иных собственных действий. пройденный километраж для прохождения следующего технического обслуживания;  дата продления страховки;  показания одометра;  остаток топлива в баке. 2. Водители:  паспортные данные;  контактные телефоны;  заработная плата;  статус (болен/отпуск/работает);  клиент;  контактное лицо;  контактный телефон;  реквизиты;  базовый адрес «откуда» (возможно пустое);  базовый адрес «куда» (возможно пустое);  цены и скидки;  достигнутые договоренности;  максимальная отсрочка платежа;  ваш сотрудник, ответственный за работу с этим клиентом. 3. Адреса отгрузки и доставки:  контактное лицо;  контактный телефон;УЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании после установки в рамках автоматизации работы на автомобилях систем отслеживания их положения выяснилось, что многие водители «левачат», чем существенно снижают норму выработки на час рабочего времени. Также были выявлены случаи воровства топлива и списания талонов на топливо по завышенным нормативам. Руководство взялось за исключение подобных ситуаций из практики, и хотя не пошло на крайнюю меру – увольнение «нечистых на руку» водителей, но ввело лишение премий для всех проштрафовавшихся. Премии же составляли основную4часть заработной платы, поэтому это стало ощутимым ударом по кошельку многих водителей, и если одни исправились и встроились в новую систему взаимоотношений, то другие посчитали лучшим для себя уволиться и найти работу в другом месте. В результате текучесть водителей на время перехода на новый стиль работы превысила 35%, что вызвало серьезную нагрузку на отдел кадров по поиску и найму персонала на замену. А так как отдел кадров к этому был не готов, то производительность автопредприятия на время перехода ощутимо упала, и часть клиентов была потеряны безвозвратно.СправочникиДля корректной и быстрой работы всей этой системы полезно использовать справочники данных. Они хороши тем, что информация после тщательной проверки заносится только один раз, а затем используется для работы во всех необходимых ситуациях. Возможные справочники. 1. Транспортные средства:  модель;  марка;  цвет;  регистрационный номер;  грузоподъемность;  полезный объем;  тип кузова;  тип и расход топлива и смазочных материалов;  статус (свободен/ работает/в ремонте/законсервирован);  VIN;  ПТС;  год выпуска;Фактически вы получаете всю информацию о текущем состоянии удаленного транспортного средства, и более того, в некоторых системах можете удаленно управлять им – глушить двигатель и блокировать замки дверей и топливного бака без возможности завести автомобиль или разблокировать замки без вашего указания. Правда, не все водители воспринимают положительно появление таких систем на их машинах – часто после установки такого оборудования, происходит смена штата сотрудников до половины. Не редки и случаи умышленной порчи этого оборудования – поэтому при внедрении таких систем надо быть готовым и к одному, и к другому.Мотивация сотрудниковЕсли у вас есть мотивационная формула для сотрудников, то учет ее входных данных и расчет итоговыхпоказателей по каждому сотруднику можно тоже заложить в программу. Это потребует разбиения и привязки всех доставок в программе к конкретным сотрудникам, согласно их причастности к заказу: продажа, оптимизация доставки, диспетчеризация, сама доставка, экспедиция. Кстати, это может оказаться хорошим подспорьем и без реализации каких-либо премиальных формул:  не останется белых пятен, когда не ясно, кто за что ответственен;  появится возможность проследить реальную загрузку каждого сотрудника;  при передаче дел, когда сотрудник уходит в отпуск, заболевает или увольняется, «никто не будет забыт, и ничто не будет забыто». В любом случае, ваша премиальная схема будет мотивировать сотрудников гораздо больше, если они смогутУЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании при вводе программного обеспечения были неверно рассчитаны нормативы на расход топлива, так как не было учтено увеличение расхода топлива на прохождение того же самого километража при попадании автомобиля в «пробки». При этом руководство жестко зафиксировало эти нормы, и топливо для водителей отпускалось именно по ним из расчета ожидаемого прохождения километража. В результате выданного топлива стало часто не хватать – это привело к конфликтам, многие водители требовали повышения5норм, руководство же расценило это поведение как реакцию на невозможность больше «сливать топливо» и продолжило жесткую политику. В ответ некоторые водители ездили, пока топливо не закончится, и отзванивались о сложившейся ситуации – в конечном счете страдали клиенты компании и ее репутация. После разбора ситуации и ввода дополнительных слагаемых и коэффициентов в норматив ситуация выправлялась, хотя, пока страсти кипели, несколько водителей уволилось и несколько клиентов перестало сотрудничать с компанией.26РЕЙС СЕНТЯБРЬ 2010 ХХХХХХХХХХХХХУЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании программу писали своими силами, и программисты напутали что-то с регистрами даты. В результате блок, ответственный за автоматическую отправку стандартных сообщений о просроченной задолженности клиентам по электронной почте, начал рассылать «письма счастья» даже тем клиентам, отсрочка плате-6жа которых позволяла им еще долго не платить. О проблеме узнали сразу же, так как за рассылкой писем последовал шквал звонков от недоумевающих клиентов. Перед всеми позвонившими извинились, а ситуацию быстро исправили. Кстати, некоторые клиенты не обратили на ошибку внимания и произвели оплату раньше времени.адрес; координаты на карте;  схема проезда. 4. Ограничения:  горизонт планирования перевозок;  лимит на остаток денежных средств у материально ответственного лица;  лимит на остаток топлива у материально ответственного лица. Итоговая аналитическая отчетностьТак как в программе есть все необходимые данные, то возможно автоматическое построение нужной отчетности по заданному шаблону. 1. По прибылям и затратам в разрезе:  клиентов;  точек доставки;  типов затрат;  водителей;  типов автомобилей;  тоннажа автомобилей;  полезного объема кузова автомобилей. 2. По оплатам и задолженностям контрагентов. 3. Специфические отчеты:  табель работы водителей;  КПД использования кубо-километра и тоннокилометра транспортногосредства (условный показатель порожнего пробега и пустого места в кузове);  средняя «грязная» скорость (с учетом времени на загрузку и разгрузку);  средняя сумма штрафов за поездку;  средняя себестоимость перевозки одной тонны и одного кубического метра продукции на один километр пути;  среднее время недоиспользования транспорта за день. 4. По выполнению плановых показателей. При этом надо помнить, чтобы получить корректные отчеты по прибыльности сотрудничества с клиентами и даже по отдельным поездкам, необходимо учитывать разнесенные затраты. 1. Разнесенные затраты на бензин и смазочные материалы (план/факт). 2. Затраты на ремонт с привязкой к транспортным средствам. 3. Затраты на штрафы с привязкой к доставкам. 4. Оплата водителям. 5. Примечания для отражения причин несоответствия плановых и фактических значений.РекламаСЕНТЯБРЬ 2010РЕЙС27 автомобили главная темаАВТОМАТИЗАЦИЯ АТП ХХХХХХХХХХХХХв своем алгоритме стандарты и протоколы работы этих подразделений, в особенности на границах между ними. При окончательном же выборе желательно составить сравнительную таблицу характеристик ра зли чны х прод у ктов. Для примера приводим вариант таблицы, которая создавалась для выбора программного продукта в конкретной фирме, при этом нет возможности в данной статье расшифровывать каждый из пунктов и объяснять принцип, по которому в этом пункте напротив определенных продуктов появлялся значок плюса. Таблица приведена для примера – в ней нет названий фирм, и все цены нужно считать условными. варианты, которые могут возникнуть в работе, именно поэтому на данном этапе удобно создавать защиту от ввода заведомо некорректных данных. Хотя, как показывает практика, в то время как разум берет одну преграду за другой, глупость вообще не замечает препятствий. Поэтому эта работа не закроет все возможные «дыры» в коде, но позволит ограничить вал проблем в будущем. В любом случае, работа в этом направлении должна осуществляться и в последствии – каждый раз, когда будет обнаружен заведомо некорректный ввод. Первоочередные меры таковы: запрет на ввод даты раньше или позже возможной, например, когда дата доставки выставляется раньше даты отгрузки; предупреждение, когда вводимая дата сильно отличается от текущей; предупреж дение, когда вводимые веса или объемы меньше минимальных перевозимых контрагентом или больше грузоподъемности и объема кузова автомобиля; использование автоматически подставляемых значений «по умолчанию» там, где это целесообразно.УЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании проблемы возникли с отчетностью. Когда начали считать управленческие затраты на доставки, то некоторые из них оказались сильно убыточными. Ранее это было незаметно, так как убытки по одним доставкам покрывались прибылью по другим. Когда же дело дошло до конкретных доставок, то обратили внимание на некоторую несуразность – система7показывала, что себестоимость двух совершенно одинаковых доставок была кардинально разной. Начали разбираться, и выяснилось, что затраты на заработную плату водителям разносятся по доставкам, осуществленным водителем некорректно. После исправления расчет стал адекватным, по крайней мере, себестоимость одинаковых доставок стала тоже одинаковой.РазработкаДля корректной автоматизации в первую очередь требуется четкое определение целей и задач, стоящих перед автопредприятием. Именно этому вопросу была посвящена вся предыдущая часть статьи. Определитесь с тем, каких целей вы хотели бы достичь с помощью автоматизации, благодаря этому вы четко поймете, что должно быть реализовано у вас. Отдельно можно выписать, чего хотелось бы, но что уже не так критично. В случае, когда по обязательным пунктам вам предложат два идентичных продукта, благодаря желательным пунктам вы сможете объективно выбрать наилучший для себя вариант.Кроме этого надо всегда помнить, что программа по планированию и учету перевозок может и похорошему должна быть тесно интегрирована с учетной бухгалтерской системой компании. Поэтому нередко такие программы реализуют в качестве модуля корпоративной информационной системы компании для полной синхронизации вносимых изменений и общего доступа ко всем необходимым данным. Это важно, так как слаженная работа всех подразделений компании является необходимым условием ее процветания. И, разумеется, любая автоматизация должна помогать в достижении этой слаженности, закрепляяАпробацияПосле того как техническое задание будет реализовано, надо тщательно проверить полученный результат. Желательно делать это на ограниченном объеме работы, например, один сотрудник или одно направление, параллельно с дублированием стандартными методами. Во время апробации надо проверять все возможныеПример таблицы для сравнительного анализа различных характеристик программных продуктов Поставщик Компания 1 Компания 2 Компания 3 Компания 4 Компания 5 Компания 6 Компания 7 Компания 8 Компания 9 Компания 10 Компания 11 Интеграция в 1С 8 Заявка на доставку + + + + + + + + + Деление Печать Построение по План-факт автомо- документов маршрутов билям + + ++ + + + + + + + + + + ++ ++ + + + + + ++ ++ + + ++ ++ ++ ++ + ++ + + + Учет найма + + + + + + + Учет ГСМ + + + + + + + + + Учет Учет Итоговые постоянных разнесенных отчеты затрат затрат + + + + + + + + + + + + + + + + цена от (руб.) 6650 8000 13 500 25 000 27 000 49 000 100 000 108 400 120 000 133 000 189 800+ + + +28РЕЙС СЕНТЯБРЬ 2010 ХХХХХХХХХХХХХЦЕНА ВНЕДРЕНИЯВнедрениеПри внедрении надо четко помнить: если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос! Поэтому сначала необходимо наладить взаимодействие между различными подразделениями компании, выстроить необходимые правила перехода информации и ответственности от одного к другому, а уже потом все это автоматизировать. Иначе в лучшем случае у вас программа и работа подразделений будут существовать отдельно друг от друга, в худшем – сотрудникам вашей компании будут регулярно навязываться заведомо неверные решения, «забитые» когда-то в программу. Более того, в случае навязывания сотрудникам решений программной средой, когда она им только мешает работать, возникает опасность нарваться на скрытый саботаж и провал внедрения. В случае же когда программа становится удобным помощником, с нимае т с сотрудников рутинную работу, она всегда будет приниматься с радостью. Причем надо помнить, что хотя программа и позволяет внести прозрачность и четкость в механизмы работы компании, но только там, где для этого сформированы соответствующие условия еще до автоматизации. Программа – не волшебная палочка, а лишь инструмент. Представьте, что вы выбираете хирургическую клинику: в одной правильно и четко пользуются старыми ручными инструментами, а в другой – неправильно самым современным компьютеризированным и роботизированным оборудованием. Какую вы предпочтете?После долгой процедуры определения параметров автоматизации и подготовки программ наступает пора внедрения. О ней чаще всего забывают или относятся легкомысленнообразом, они смогут помочь учесть все подводные камни при реализации. Но даже если они не дадут много ценных советов, то сам факт привлечения их, когда у них спрашивают: «А как вам будет удобнее в тот или иной момент?» – сделает очень много для положительного восприятия сотрудниками программы. Кроме этого станет невозможной ситуация, когда сотрудник, которому предстоит работать в программе, узнает о ее появлении последним, и в результате любое неудобство в ней воспримет как личное оскорбление от руководства, которое «специально все так сделало». А на начальном этапе использования программы в любом случае все и сразу получаться не будет. В-третьих, в противниках прозрачных схем и жестких стандартов программы могут выступать те, кто не чист на руку, так как они не смогут говорить напрямую, что не нравится, и каждое их действие теперь будет легко отследить. И тут очень важно услышать конструктивную критику, получить обратную связь, но не идти на поводу у тех, кто специально нагнетает обстановку и даже может скрытно саботировать внедрение. Идеологи ческа яАдаптация персоналаАдаптацию надо начинать еще на этапе выбора или разработки продукта, но не нужно забывать о ней и во время внедрения. Во-первых, надо обязательно донести до всех сотрудников, что программа ставится не на замену им, а в помощь, ведь никакая программа не сможет заменить человека. Иначе монстры по производству софта уже давно соорудили бы такую программу и ее установили во всех фирмах, как это произошло с бухгалтерскими программами, хотя даже они не смогли до конца вытеснить очень структурированную и алгоритмизированную работу бухгалтеров. Во-вторых, надо обязательно привлекать рядовых сотрудников, которые будут работать с программой на этапе ее создания. Нередко они – единственные, кто знает, как на самом деле протекает тот или иной бизнес-процесс, и, такимУЧИМСЯ НА ОШИБКАХВ одной компании работающей по Москве и Московской области, при заведении справочников не использовали стандарты. И когда возникла необходимость понять, насколько выгодны доставки в область, то разделить доставки на городские и областные оказалось очень непростой работой. Попытались разделить по анализу поля «адрес» в карточке доставки, предполагая, что достаточно выделить карточки, в которых было слово «Москва», и присвоить им флаг «городской доставки», а все остальные карточки считались бы областными. В результате для московских доставок было выявлено семь различных написаний названия города без учета8регистра: одни записывали «Москва», другие – «МСК», третьи – «Мос», четвертые – «город», пятые – «М», шестые – «г. Москва», седьмые – «город Москва». Был еще и восьмой вариант, когда операторы для московских адресов вообще не писали город, предполагая по умолчанию, что раз иного не указано, значит, адрес в Москве. В результате там, где это было возможно (первый, второй, шестой и седьмой варианты), флаг доставки по городу Москве был проставлен автоматически. Для остальных же доставок операторам пришлось вносить информацию вручную, благо в системе были данные, кто из операторов какие карточки доставки в свое время заводил.СЕНТЯБРЬ 2010РЕЙС29 автомобили главная темаАВТОМАТИЗАЦИЯ АТП ХХХХХХХХХХХХХЭлемент технического задания на разработку программного продукта в виде графической нотации стандарта IDEF0поддержка и привлечение персонала на этапе создания продукта позволяют отделить зерна от плевел. С теми же, кто в принципе всегда против, надо быть готовым расстаться и иметь ресурсы для быстрой и корректной замены этих сотрудников.ОбучениеОдним из важных элементов адаптации является обучение работе с программой. Почему-то, истратив серьезные суммы на разработку и внедрение программного обеспечения, многие руководители пытаются сэкономить значительно меньшие деньги на обучении, хотя без этого обязательного элемента может не заработать вся система, на которую было истрачено столько средств. При этом не стоит думать, что если программой пользуются и в ней ведется весьучет, то этого достаточно. Современное программное обеспечение обычно строится по модульной структуре, когда базовые функции могут выполняться, а более сложные модули просто «пылиться» без дела, причем скорее всего в структуре затрат на программу основную стоимость составляли именно эти высокоинтеллектуальные модули-надстройки. Поэтому от того, как будет поставлен процесс обучения, зависит принципиальный успех автоматизации, а затраты на обучение надо всегда сравнивать с затраченными средствами на саму программу – обычно нескольких процентов от бюджета автоматизации с головой хватит на полноценное обучение всех сотрудников. Сам же процесс обучения лучше построить следующим образом. Дватри сотрудника компании,не отягощенных выполнением каких-либо сверхзадач, проходят полный курс обучения программе. Затем они совместно с представителем разработчика обучают столько остальных сотрудников, сколько потребуется – именно поэтому у них должно быть достаточно свободного време-ни для этого. В результате через некоторое время эти сотрудники становятся экспертами по программе, и вы сможете отказаться от постоянных затрат на обслуживание разработчиком. Причем не стоит класть все яйца в одну корзину, делая экспертом только одного сотрудника: он может уйтиВариант разграничения прав доступа Метаданные Операция чтение корректировка и ввод нового значения пометка и снятие пометки на удаление удаление чтение корректировка ввод нового пометка на удаление удаление снятие пометки на удаление проведение документа изменение проведенных документов изменение непроведенных документов использование Начальник отдела               Менеджер отдела                  Помощник менеджера СправочникиДокументыОтчеты30РЕЙС СЕНТЯБРЬ 2010 ХХХХХХХХХХХХХМнениеВЛАДИМИР ЯЦУКОВИЧ менеджер по маркетингу управляющей компании «Автолайн-Транслайт» – С 2004 года мы начали внедрять систему корпоративного учета на платформе «Аксапта», которая сейчас действует в режиме промышленной эксплуатации. Эта система включает в себя учет, движение товарно-материальных ценностей, бюджетирование, бухгалтерский учет, складские операции, учет и планирование периодических операций всех видов деятельности служб компании: выпуска, контроля и возврата парка подвижного состава, учета ГСМ и других расходных материалов на техническую эксплуатацию, ведения баз данных по характеристикам спроса на обслуживаемых маршрутах, планирования и корректировки выпуска, планирования, учета и аналитики заказных перевозок. Также в 2005 году в порядке опытной эксплуатации на «Автолайне» были введены системы автоматизированного контроля над работой автобусов на маршрутах регулярного сообщения на базе GPS-ГЛОНАСС и система автоматического информирования пассажиров о времени прибытия автобусов на заданный остановочный пункт в заданном направлении – мобильные приложения. С 2009 года эти системы постоянно используются. Функции систем автоматизированного контроля на базе GPS/ ГЛОНАСС следующие: контроль над выполнением заданных параметров движения по временным характеристикам (графики, расписания), количественным (количество автобусов на линии в заданном направлении, контроль выбытия автобусов по технической неисправности, отклонениям от маршрутов), ситуационным (контроль параметров безопасности движения – контроль скоростных характеристик, ускорения/замедления), контроль параметров комфорта в салонах автобусов (температура, влажность, чистота воздуха). Кроме того, «Автолайн» использует системы контроля пассажиропотоков. Это видеонаблюдение, автоматизированная обработка данных по наполняемости автобусов в зависимости от дня недели, периода суток, сезона года, анализ и планирование графиков движения и водительских рабочих расписаний. Опытные работы с системами контроля начались еще в 2001 году, а в текущем началась их промышленная эксплуатация. Введение автоматизации это и насущная необходимость, и желание быть лучшими среди равных. При этом ни одно из предложений рынка нас не устраивало. Все разработки это плод нашей коллективной творческой мысли и найденные технологические решения на современных программно-аппаратных модулях. Назвать цифру экономического эффекта от автоматизации вряд ли кто-то сможет. Скажем так: динамика положительная, все решения гибкие, не догматичные, при выявлении рисков в разносрочном планировании система позволяет корректировать себя без дополнительных финансовых вливаний с минимальными трудовыми и временными затратами. Коллектив «Автолайна» отнесся к введению автоматизации с пониманием. Все технические специалисты проходили обучение на базе своих предприятий. Были трудности в обучении и использовании различных систем. Ничего не бывает сразу и быстро.в любой момент или просто не справиться со всем объемом работы. Поэтому, если у вас не хватает свободных сотрудников, лучше нанять еще одного, нежели остаться потом без поддержки. Кроме прямого обучения нужно использовать наставничество и учебные материалы, причем все три этих метода одновременно, а не один из них. Наставниками могут быть более опытные пользователи, успешно прошедшие обучение и активно работающие в системе. Поставку учебных материалов производителем программы надо обговорить еще на этапе первичных переговоров перед покупкой или разработкой самой программы, причем обязательно проследить, чтобы они были качественными и удобными. Нельзя забывать и об обучении работе с программой вновь пришедших сотруд-ников. Некоторые компании, купив какой-то продукт, делают пункт умения обращаться с этой программой обязательным для приема на работу, за счет чего резко сужают круг потенциальных сотрудников и сами себе делают процедуру найма более дорогой. Создание же в компании системы обучения программе вновь пришедших сотрудников с проверкой результатов позволит снять этот пункт при найме и обратить внимание на действительно важные навыки сотрудника.Внесение изменений в программуЕсли вы решили дорабатывать существующее решение или разрабатывать с нуля свое, то после определения целей необходимо разрабатывать техническое задание. Любая автоматизированная система состоит из раздельных модулей– собственно, эти модули мы и рассматривали выше. Выходные данные из одних модулей являются входными в другие. В итоге мы получаем последовательную цепочку операций, объединяющую все этапы работы, начиная с входных данных для будущих доставок и заканчивая получением аналитической отчетности по итогам работы. При необходимости модули в свою очередь делятся на подмодули. Такая организация системы позволяет реализовывать каждый из модулей и подмодулей независимо, так как заранее определен формат всех входных и выходных потоков данных, что ускоряет и упрощает разработку и внедрение. Кроме того, если в будущем бизнеспроцессы компании будут претерпевать значительные изменения, то в программе надо будет исправлятьтолько те составляющие системы, которые затронут эти изменения. Поэтому лучше бизнес-процессы описывать в виде модулей по методологии IDEF0, которая является графической нотацией, предназначенной для формализации и описания бизнес-процессов с акцентом на соподчиненность и взаимосвязанность объектов.Права доступаУправление правами доступа в вашей программе это отдельный модуль, пронизывающий все остальные. У вас может быть разрешен полный доступ всех сотрудников к любой информации, но персонификация внесения всех изменений должна быть обязательной – не должно быть ситуации, когда были внесены какието изменения в документ, но никак нельзя узнать, кто и когда это сделал.СЕНТЯБРЬ 2010РЕЙС31