экономикаУЧЕТЕСЛИ ПРЕДСТОИТ КОМАНДИРОВКАКак рассчитывать и оформлять командировочные расходы, если поездка вынужденно прервалась или, наоборот, непредвиденно затянуласьМАРИНА МЕДВЕДЕВА кандидат экономических наукОговорюсь сразу. Все, что будет сказано ниже о служебных командировках, уже не имеет отношения к водителям и экспедиторам, работа которых связана с длительными дальними поездками, иными словами, имеет разъездной характер. Не так давно по инициативе Ассоциации международных автоперевозчиков (АСМАП) в Трудовом кодексе РФ появилась статья 168.1 о разъездном характере работы, которая наконец-то позволила не оформлять водителям командировку на каждую поездку. Достаточно в трудовом договоре с сотрудником упомянуть, что его работа связана с постоянными разъездами, и затем выплачивать ему суточные, возмещать документально подтвержденные расходы, не рассчитывая и не сохраняя за ним средний заработок, не оформляя командировочное удостоверение и служебное задание, не занося его поездку в журнал учета командированных сотрудников, который положено вести с ноября прошлого года согласно приказу Минздравсоцразвития № 739н от 11.09.2009 г. Совсем иная история, если в другой город или страну едет менеджер, директор, бухгалтер, работа которых «привязана» к определенному месту. За каждый день нахождения в служебной командировке работнику положены суточные. Их размер теперь ограничивают лишь локальный нормативный акт (приказ руководителя) и статья 217 НК РФ. То есть, например, если в локальном акте размер суточных по РФ предусмотрен в размере 1000 руб. в день, то вся эта сумма будет отнеРЕЙС СЕНТЯБРЬ 2010сена на расходы в налоговом учете, не будет облагаться страховыми взносами (ст.9 закона № 212-ФЗ от 24.07.2009 г.), однако 300 руб. придется обложить НДФЛ. По загранкомандировке дневная норма для целей НДФЛ составляет 2500 рублей. Возмещение документально подтвержденных расходов на проезд, проживание и т. п. для налогообложения учитывается полностью. Даже если сотрудник в последний момент взял билет на поезд в СВ или на самолет в бизнес-класс, это можно обосновать отсутствием обычных билетов и принять расходы в налоговом учете. Часто бухгалтеры задаются вопросом: можно ли платить суточные при однодневных командировках? Ответ содержится в постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение) и в ст.168 ТК РФ. Суточные по однодневным командировкам выплачивать не нужно. Но теперь это ограничение касается только служебных поездок по России. При загранкомандировках суточные положены даже за один день. Правда, в половинном размере от обычной нормы по зарубежным командировкам. Еще один вопрос, связанный с оплатой суточных: как определять день отъезда – с учетом времени, которое занимает дорога на вокзал или в аэропорт или без? Положение, как и прежде, считает днем выезда в командировку дату отправления поезда, самолета или другого транспорта от места постоянной работысотрудника. Но время проезда до станции или аэропорта позволяет учесть, только если они расположены не в черте населенного пункта, в котором находится место работы, а за его пределами. При этом компания может сама установить порядок на этот случай в своем положении о командировках, а также зафиксировать обязанность возмещать сотруднику расходы на такси до вокзала, если приходится туда добираться ночью. Даже если вокзал или аэропорт находятся в черте города. Работу в командировке оплачивают по среднему заработку. Этот расчет отличается от расчета отпускных, хотя установлен также постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 г. Дело в том, что средний заработок за время нахождения в командировке рассчитывается не по календарным, а по рабочим дням.ПРИМЕР 1Допустим, сотрудник был принят на работу 1 марта 2009 года с должностным окладом 15000 руб. С 3 по 6 марта 2010 года он был направлен на 4 дня в командировку. Расчетный период – с 1 марта 2009 года по 28 февраля 2010 года. В период с 10 по 23 сентября 2009 года он брал ежегодный оплачиваемый отпуск. Стало быть, из 20 рабочих дней в сентябре отработал 10. Зарплата за расчетный период составила: 15000 руб. * 11 мес. + 15000 руб. / 20 дней * 10 дней = 172500 руб. Среднедневной заработок: 172500 руб./ (250 дней – 10 дней) = 718,75 руб. За 4 дня командировки сотруднику будет начислен средний заработок в размере: 718,75 руб. * 4 дня = 2875 руб. Очень часто бухгалтеры спрашивают, можно ли обойтись без этого кропотливого расчета и сохранить за со-18 экономикаУЧЕТтрудником оклад за время нахождения в командировке, то есть просто начислить ему зарплату за март 15000 рублей (пример 1)? Ответ на этот вопрос содержится в письме Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0. Да, можно, отвечает Роструд. Однако если средний заработок получается выше, то мы обманываем сотрудника, и за это вполне можем поплатиться по статье 5.27 КоАП штрафом от 30000 до 50000 рублей. Так что средний заработок рассчитывать в любом случае придется. Как оплачивать выходной день, если на него пришелся день отъезда или приезда? За эти дни, бесспорно, положены суточные, а вот сохраняется ли за сотрудником в эти дни средний заработок, учитывая, что фактически он не работает, не совсем ясно (п.5, 9 Положения). За время пути в командировке в выходной день сотруднику положена двойная оплата (п.5 Положения, ст.153 ТК РФ). Я считаю, что возможен и другой вариант – вместо двойной оплаты начислить сотруднику (с его согласия) средний заработок в одинарном размере и предоставить отгул.ПРИМЕР 2В период с 1 по 10 июня 2010 года сотрудник был в командировке. Его оклад равен 20000 руб. В субботу 5 июня сотрудник работал полный день. Если он не брал за этот день отгул, то работу в выходной ему нужно будет оплатить в двойном размере. Сначала потребуется рассчитать размер дневной части оклада в июне: 20000 руб./ 21 день = 952,38 руб. За работу в субботу нужно заплатить: 952,38 * 2 дня = 1904,76 руб. Если же после возвращения из командировки работнику по его просьбе предоставлен отгул, то за 5 июня ему положена одинарная дневная ставка в размере 952,38 руб. Еще один закономерный вопрос: как оплачивать день выезда и приезда из командировки, если сотрудник в этот день выходит на работу? Вопрос явки на работу в день выезда и приезда из командировки решается по договоренности с руководством (п.4 Положения). А вот как их оплачивать, если сотрудник выходит в этот день на работу, По20 РЕЙС СЕНТЯБРЬ 2010ложение не разъясняет. За время нахождения в командировке за сотрудником сохраняется средний заработок. Поэтому за дни выезда и приезда, которые входят в командировку, ему формально положены только суточные и средний заработок (п.9 Положения). Но компания вправе предусмотреть в своем внутреннем положении доплату до зарплаты. Минфин уже давно разрешает принять эту доплату в расходы (письмо МФ РФ от 03.04.2009 № 03-03-06/2/77). Другой вариант – компенсировать разницу премиальными. И последний вопрос, который осталось разъяснить: что делать, если командировка пошла не по плану? Ведь весной этого года из-за извержения вулкана многие организации попали в такую ситуацию. 1. Командировку пришлось отложить или отменить, например, из-за погодных условий, переноса даты встречи, производственной необходимости или срыва переговоров. Билет вернули, но перевозчик удержал сбор. Удерживаемый при возврате купленных билетов сбор можно списать в расходы (письмо Минфина РФ от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). При методе начисления эту сумму признают на дату возврата билета. Необходим приказ руководителя об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок. В нем лучше привести причину, по которой поездка не состоялась. Также можно составить служебную записку о необходимости переноса даты командировки. Расходы на возврат билета подтвердит квитанция перевозчика. 2. Работник собирался в загранкомандировку, и ему была оформлена виза. Однако поездка сорвалась, например, из-за отмены рейса и пропуска мероприятия, ее нецелесообразности, отмены переговоров или болезни сотрудника. Расходы на оформление сотруднику визы, в случае отмены поездки, чиновники в затратах не признают (письмо Минфина РФ от 06.05.06 № 03-03-04/2/134. Я считаю, что, если компания сможет документально подтвердить, что запланирован-ная поездка носила деловой характер и ее срыв обусловлен объективными причинами, затраты на получение визы можно учесть (пп.49 п.1 ст.264 НК). Потребуется приказ руководителя об отмене командировки с пояснением причины, по которой поездка не состоялась. К нему лучше приложить копии документов, подтверждающих деловой характер поездки. Можно приложить справку о том, что рейс был отменен и т. д. 3. Командировку пришлось прервать, например, по семейным обстоятельствам сотрудника или из-за производственной необходимости. Поменять билет сотрудник не смог, поэтому купил новый. Если возврат билета невозможен, списать его стоимость на затраты, по мнению чиновников, можно как прочие обоснованные расходы (письмо МФ РФ от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Соответственно, стоимость нового билета можно учесть как обычно. Подтвердить то, что командировка была прервана по объективным причинам, может приказ руководителя о сокращении сроков командировки, личное заявление работника. Невозможность возврата билета лучше подтвердить письмом перевозчика. 4. Командировку потребовалось продлить, например, из-за задержки рейса или производственной необходимости. Сотрудник поменял билет на другую дату или продлил срок пребывания в гостинице. Расходы на гостиницу, суточные и обратный билет можно учесть только при условии, что сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя (письма МФ РФ от 01.04.2009 № 03-04-0601/74 и № 03-03-06/1/191 от 26.03.09). Иначе расходы придется отстаивать в суде. Необходим приказ руководителя о продлении командировки. Вынужденное продление командировки из-за проблем с транспортным сообщением может подтвердить и справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий. Но чтобы без проблем признать расходы на проезд, суточные и проживание, проще задним числом переоформить документы на командировку исходя из ее реальной продолжительности.