экономикаОСОБОЕ ВНИМАНИЕКОЗНИ АВТОМАТИЗАЦИИНЕЛЛИ СУСЛОВАЗадумывая на своем предприятии процесс автоматизации, важно оценить не только позитивные, но и возможные негативные последствия такого решенияВыбор без выбораЗарубежные разработки начинались исторически раньше, финансировались лучше, внедрялись основательнее и потому заслуженно считаются эталоном автоматизации. Но реальная потребность в мощных и дорогостоящих программах на уровне мировых стандартов (SAPE, Navision и др.) есть лишь у небольшого числа российских компаний федерального значения. Для бизнеса «средней руки» подобные системы автоматизации, скорее, предмет роскоши, а не первой необходимости. Между тем отечественные программисты достаточно быстро прошли путь от уровня талантливых самоделкиных до вполне востребованных рынком продуктов, удобных для ведения бизнеса в российских условиях. Несомненным лидером на сегодня являются программные решения компании «1:С» и ее многочисленных франчайзеров. Так же, как и западные разработчики, наши специалисты шли от нужд бухгалтерского учета. А поскольку российская система бухучета (РСБУ) существенно отличается от мировых стандартов, то в отечественном налоговом пространстве они даже более удобны,6 РЕЙС МАЙ 2011чем адаптированные для России «импортные» варианты. Вплоть до того, что зарегистрированные на территории РФ филиалы и дочерние структуры мировых концернов вынуждены заказывать российским разработчикам специальные приложения для конвертации данных из одной программной среды в другую (например, из «1:С» в «SAPE» и обратно). Существуют, безусловно, и другие отечественные программы для целей автоматизации бизнеса. Но благодаря энергичной маркетинговой политике компании «1:С» имена ее конкурентов звучат все реже. Вероятно, мы в масштабах российского рынка наблюдаем сюжет, похожий на противостояние Apple (с ее Mackintosh) и Microsoft (с Windows): несмотря на преимущества первого и недостатки второго, весь мир работает в операционной среде Windows. Общий для всех стандарт позволяет наращивать разнообразные дополнения, которые, в свою очередь, делают массового пользователя еще более зависимым от Microsoft. То же самое сейчас происходит и с платформой «1:С». Во всяком случае, когда налоговая служба Москвы настоятельно рекомендовалавсем налогоплательщикам перейти на электронную форму сдачи отчетности, программные приложения, позволяющие это сделать, уже были ориентированы на получение данных именно из «1:С». Широкая линейка программ, целая индустрия по выпуску учебных пособий, проведению курсов и тренингов вкупе с оперативным обновлением базовых форм налоговой отчетности – это безусловный плюс «1-эсников». Но, постепенно становясь монополистом, компания уже откровенно диктует рынку свои правила игры. При выходе прошлой версии «1:С» (8.1) позапрошлая (7.7) оставалась на полной техподдержке, и клиенты сами оценивали свои возможности и потребности по переходу с «семерки» на «восьмерку». Но уже при появлении версии «8.2» компания официально объявила о том, что с 1 января 2011 года поддержка версии «8.1» прекращается. Это означает, что любые поправки в плане счетов, изменения форм налоговой отчетности или типовых документов тем, кто не перейдет на новую версию, не положены. А поскольку фискальные органы с завидным постоянством меняют то запятые в счетах-фактурах,то порядок начисления амортизации, то еще чтонибудь – выбора у бухгалтеров не остается. Получается, что принудительный перевод на новую версию программы неизбежен.А оно вам надо?Начав обсуждение проблем автоматизации с бухгалтерии, мы, тем самым, обрисовали наиболее распространенную для российских компаний картину. На счётах уже никто не считает. Автоматизация бухучета в том или ином варианте – вопрос решенный. Но, как показывает практика, этого недостаточно. РСБУ ведется так, что все проводки делаются «по факту совершения хозяйственных операций». А фактом во многих случаях считается не реальное действие (перевезли такойто груз, пришла в негодность такая-то деталь), а подтверждающие их документы: акты, накладные, договора. Большинство документов – двухсторонние, и при взаимодействии с контрагентом, неаккуратным в оформлении бумаг, нужную подпись и печать можно ждать месяцами. Не последнюю роль играет здесь и недостаточная грамотность собственного персонала. Впрочем, трудно ожидать, что каждый водитель или механик, получая от поставщика пакет документов, сможет сразу обнаружить чисто бухгалтерские ошибки в их оформлении. В результате получается, что работа вроде выполнена, но, при отсутствии документов, учитывать нечего. И чем больше таких условностей, тем сильнее реальная картина бизнеса отличается от бухгалтерской. Чтобы при этом не забыть какие-то важные данные, руководитель обычно ведет свой собственный, управленческий, учет. Владелец одной фуры записывает все в заветный блокнотик, собственник малого предприятия самостоятельно ведет табличку в Exel, а начальник автоколонны принимает на работу специального сотрудника, на которого возлагает функции оперативной учетности хозяйственной деятельности. До определенного уровня подобных подручных средств хватает. Но при развитии бизнеса рано или поздно вопрос об управленческой автоматизации становится неизбежен. Главное – не пропустить момент, когда качественный управленческий учет становится не просто полезным, а жизненно необходимым. И существует ряд признаков, по совокупности которых стоит задуматься всерьез. Так, если со всем объемом бизнес-учета справляется один человек, неважно кто это – диспетчер, менеджер или вы сами, – автоматизация не нужна. Но как только в процесс оказываются вовлечены три и более человек, сразу же возникает проблема согласованности их действий и, как следствие, автоматизации.Если ваша организация выполняет 4-5 заказов в месяц или имеет 5-10 постоянных клиентов – можно обойтись без автоматизации. Но если объем типовых операций (например, отправки машин в рейс) превышает сотню в месяц – прожить без нее уже будет сложно. А порог в 300 одновременно действующих договоров будет критическим для погружения неавтоматизированного бизнеса в хаос. Если выполняемые вами работы уникальны, и каждый раз вы решаете новую творческую задачу, то автоматизация вам противопоказана. Но если все ваши действия сводятся к комбинации одних и тех же простых операций, есть что автоматизировать. Как ни странно, объем движения денежных средств не имеет особого значения. Автоматизация не нужна для двух трансакций на полмиллиарда каждая. Но если 100 000 рублей вы зарабатываете полусотней действий, каждое из которых на 2000 рублей, то автоматизация вам принесет ощутимую пользу. В результате общая формула потребности в автоматизации может быть сформулирована так: много-часто-одинаково. «Дежурный звонок» о назревших проблемах обычно выглядит как невозможность ответить на вопрос, содержащий слово «сколько» («Сколько у нас действующих договоров, …клиентов, …машин в рейсе?» или: «Сколько нам/мы должны денег?» и т. д.). Варианты ответов: «...ой, совсем мало», «...примерно половина», «...нужно прикинуть», – являются признаками того,Реклама МАЙ 2011 РЕЙС 7 экономикаОСОБОЕ ВНИМАНИЕчто ситуация выходит изпод контроля. Печальные последствия такого развития событий знает каждый руководитель. Значит, нужно действовать, и действовать срочно.Уровень реального выбораИтак, если вы почувствовали необходимость в автоматизации и не намерены оригинальничать, то скорее всего вы обратитесь в какую-нибудь компанию, занимающуюся установкой, доработкой и обслуживанием приложений «1:С». Почему именно «1:С»? Потому что, как указывалось выше, подавляющее большинство бухга лтеров работают именно в этой программе. И если ваше предприятие – не исключение, то выбрав для управленческого учета другую программную среду, вы получите две независимых базы данных (БД). Это, как минимум, удвоение затрат на обслуживающий БД персонал и продолжение двух параллельных линий, когда бухгалтерский учет – сам по себе, а бизнес – сам по себе. И нужно быть Лобачевским, чтобы эти параллельные линии когда-нибудь пересеклись. Текущая стоимость базовой платформы – величина постоянная, и здесь необходимо просто определиться с объемом ваших потребностей. Например, однопользовательская версия «1:С_8.2» для «упрощенки» стоит всего 3000 руб. Но раз вы задумались об автоматизации, то независимо от системы налогообложения вам нужна многопользовательская сетевая версия. В базовой комплектации она рассчитана на 10 рабо8 РЕЙС МАЙ 2011чих подключений, и каждое дополнительное подключение можно докупать по мере необходимости. Не менее важным аспектом выбора является и разновидность базового продукта «1:С». С учетом специфики компанияразработчик предлагает целый спектр отраслевых решений: «1:С. Бухгалтерия», «1:С. Предприятие», «1:С. Торговля» и т. д. Все они имеют свои преимущества и недостатки. Во многих организациях установлены несколько программных продуктов одновременно. Например, «1:С. Предприятие» в сочетании с «1:С. Зарплата и кадры». Программы построены на одних и тех же принципах, поэтому легко совместимы друг с другом. Но даже учет отраслевых особенностей и комбинация разных программных подвидов, как правило, не в состоянии отразить всю специфику ведения бизнеса именно на вашем предприятии. Но это становится возможным в случае индивидуальной доработки «под вас» базовой версии. Многие компании-продавцы продуктов «1:С» оказывают подобные услуги. И вот здесь наступает момент самого ответственного, можно сказать, судьбоносного решения. Дело в том, что, создавая инструмент, удобный для ведения бизнеса, вам придется во всех деталях и тонкостях рассказывать о порядке и сути автоматизируемых операций. Без утайки, как перед врачом или адвокатом, перед программистами придется раскрыть все подробности, в том числе и весьма деликатные. Поэтому требования не только технической грамотности,но и соблюдения режима конфиденциальности, проверки надежности партнеров, которым доверяются эти виды работ, приобретают особое значение. С качеством технических решений вашего будущего подрядчика можно ознакомиться заранее. Обычно франчайзеры «1:С» с удовольствием демонстрируют примеры удачных внедрений и на своих сайтах, и с выездом на место – конечно, при условии согласия предыдущего клиента. Если же вам демонстрируют красивые технические решения без ведома того, кто их оплатил, то стоит серьезно задуматься о последствиях подобных «вольностей» в отношении и вашей будущей базы данных. Другим критерием выбора будет, безусловно, стоимость доработанной версии. Некоторые франчайзи специализируются на еще более узких отраслевых сегментах, чем сама «1:С». Углубляясь в тематику, они могут добавить множество полезных функций, которые регулярно используют предприятия, ведущие сходный по структуре бизнес. Это, конечно, отражается в цене. Существуют примеры узкоотраслевых доработок «1:С» стоимостью от миллиона рублей и выше. Но есть и бюджетные варианты по цене до 50 тыс. руб. Тем не менее нет никакой гарантии, что даже «навороченная» программа покроет все ваши индивидуальные потребности, хотя при этом вы заплатите за кучу функций, которые вам окажутся не нужны… Поэтому начиная хоть с «базовой», хоть с доработанной версии, скорее всего придется оплачиватьнекоторое время для подгонки выбранной программы под ваши специфические нужды. Обычно такое время измеряется в нормо-часах. И это еще один стоимостной параметр, по которому придется оценивать затраты на автоматизацию. В среднем цена нормочаса по Москве колеблется в диапазоне от 800 до 1500 руб. в зависимости от квалификации программистов. В регионах эти цифры в 1,5-2 раза ниже. Такая разница в сочетании с качественным интернетом приводит к тому, что даже столичные компании на несложные виды работ ищут подрядчиков в глубинке. И наоборот, организации из регионов, заинтересованные в максимально высоком уровне профессионализма, обращаются к московским и питерским программистам. Организовав один раз канал удаленного интернет-доступа к внутренней компьютерной сети предприятия, специалисты основную часть работ могут выполнить на расстоянии. Стоимость нормо-часа, умноженная на количество времени, необходимого для доработки, и определяет дополнительный размер затрат на автоматизацию. Важно понимать, что дорогостоящая усовершенствованная версия скорее всего потребует меньших доработок. А вот старт-ап с базовых версий может тянуться годами и в конечном счете вылиться в не менее круглую сумму. Другое дело, если количество индивидуально добавляемых к базовой версии функций невелико, и есть возможность уложиться в заведомо небольшое время и, соответственно, деньги. Кто поедет в 1:С?Самой большой зоной неопределенности в описанном выше процессе выбора являются два момента. Первый – насколько дорогостоящая усовершенствованная версия, если таковая предложена поставщиком, вам подходит. И второй – сколько потребуется времени на подгонку и доработку выбранного исходного варианта. Конечно, специалисты компанииразработчика могут высказать предположения, основываясь на опыте своих прошлых внедрений. Но, во-первых, они – сторона заинтересованная, а во-вторых, никто кроме вас не понимает истинных целей и задач вашей автоматизации. Поэтому успех, а в значительной мере и цена процесса внедрения, во многом зависит от человека, который в вашей компании будет вести этот проект. Существуют примеры откровенно неудачного выбора сотрудника, ответственного за автоматизацию. Так, если с доморощенной базы данных идет переход на «1:С», и этот переход поручают тому самому человеку, который 10 лет назад и был ее автором и идеологом, то высока вероятность личных обид и субъективной оценки нового программного продукта. Не всегда для этой цели подходят и сотрудники бухгалтерии. Во-первых, многие из них живут в своем, бухгалтерском мире, сильно отличающимся, как мы уже говорили, от картины реального бизнеса. Во-вторых, широко распространенная позиция «бухгалтер всегда прав» приводит к откровенному перетягиваниюодеяла. Нужды бухгалтерии воспринимаются как самые важные, а нужды коммерческих подразделений – как второстепенные. Хотя деньги зарабатывают именно коммерсанты, многие бухгалтера упорно не хотят замечать, что проблемы коммерческого отдела могут рано или поздно привести к тому, что им будет просто нечего считать… Третья причина в том, что когда бухгалтерский и управленческий учет, наконец, начинает работать в единой плоскости, то обычно всплывает масса бухгалтерских ляпов. Руководитель с удивлением может обнаружить транспортный налог, исправно уплачиваемый с машины, сгоревшей пять лет назад, или налог на прибыль, исчисленный с незаключенного договора, и другие совсем не бесплатные для организации ошибки бухучета. Причем заметит он их не пост-фактум – когда налоговая декларация уже сдана, а оперативно – в течение текущего отчетного периода. Кстати, именно этот результат автоматизации вызывает вполне обоснованное беспокойство бухгалтеров. Ведь тогда у руководителя появляется адекватный инструмент не только для поощрения, но и для наказания бухгалтерии рублем. И героическая сдача годового баланса в ночь на 31 марта окажется не чем иным, как результатом откровенного ничегонеделания в течение предыдущих недель и даже месяцев. Вскрыв истинную картину загруженности сотрудников бухгалтерии, директор, вероятно, будет вынужден принимать непопулярные решения.Реклама МАЙ 2011 РЕЙС 9 экономикаОСОБОЕ ВНИМАНИЕМногие либо уволятся сами, либо их придется уволить. Но нет худа без добра. Во всяком случае, фонд заработной платы данного подразделения станет существенно меньше. Лично мне известны примеры организаций, в которых, например, 125 точек продаж «обсчитывают» всего 2 бухгалтера… Но вернемся к вопросу поиска подходящего сотрудника для руководства процессом автоматизации. Если на первый взгляд такового в вашей организации не существует, не торопитесь размещать объявление о вакансии. Конкуренты не дремлют, и появление вражеского лазутчика на столь ответственном и деликатном участке будет для организации фатальным. Присмотритесь повнимательнее к своим, проверенным временем людям – может быть, кто-то из них все же подойдет для решения этой задачи. Это должен быть человек со следующим комплексом профессиональных и психологических качеств. Он должен очень хорошо разбираться во всех аспектах вашего бизнеса. Иначе его ограниченное видение приведет к однобоким решениям и в сфере автоматизации. Его должны уважать сотрудники. Переходный период может быть очень болезненным, и процесс автоматизации «захлебнется» при значительном количестве саботажников и даже простых пассивных наблюдателей. Только человек с безупречной репутацией в коллективе способен преодолеть подобные настроения и включить всех в процесс.10 РЕЙС МАЙ 2011Он может не обладать специальными знаниями в области программирования, но должен быть хотя бы продвинутым пользователем. Иначе его диалог с профессиональными разработчиками будет сильно затруднен. Он должен обладать аналитическим складом ума и хорошим воображением. Ведь суть автоматизации будет заключаться в том, чтобы выявить «узкие места», проблемные зоны в бизнес-процессах (анализ) и придумать, как может выглядеть решение этих проблем (воображение). Ему потребуется терпение и настойчивость, и даже, если хотите, педагогический талант. Он должен будет много нового узнать сам и научить этому других. Ведь все что будет придумано, должно быть внедрено в реальную работу конкретных людей. А они могут оказаться и не очень понятливыми, и не очень внимательными, и еще много чего «не очень»… И, наконец, он должен быть хорошим менеджером. Редкие организации могут себе позволить революционный способ внедрения изменений: разрушить до основания, а затем… Поэтому порядок действий, который он выберет, последовательное решение посильных для бизнеса задач имеет огромное значение. В знаменателе этого и без того уникального комплекса качеств должна стоять исключительно твердая установка, называемая в народе «болеть душой за общее дело». Люди такого рода – товар штучный. Где их взять, и как взрастить в своемколлективе – вопрос не праздный, однако проблематика данной статьи не позволяет углубиться в рассуждения на данную тему.Без бумажки ты….Как и в других видах услуг, работы по установке, доработке и техническому обслуживанию программного обеспечения начинаются после подписания соответствующего договора. Общие параметры договора – кто, что, кому и за сколько делает – в целом понятны. Но есть особенности, на которые следует обратить особое внимание. • Во-первых, это вопросы добропорядочности и конфиденциальности. Без преувеличения можно сказать, что в процессе внедрения управленческого учета бизнес становится особенно уязвим для рисков подобного рода. Соответствующий раздел договора, конечно, не гарантирует 100% защиты от злого умысла, но, по крайней мере, будет ясным предостережением для компании-партнера о недопустимости халатности в этом вопросе. • Во-вторых – авторские права. В свете нового законодательства по защите интеллектуальной собственности неплохо предусмотреть и этот аспект. Программный продукт, который получится в результате индивидуальных доработок, может считаться вашей собственностью, а может – собственностью компании-разработчика. Как это должно отразиться на цене и какой вариант выгоднее по политическим соображениям – решать вам. • В третьих, это порядок формулировки и поста-новки конкретных задач и порядок сдачи-приемки отдельных этапов работ. Непростительным легкомыслием с вашей стороны будет подписание соглашения, в котором окажутся следующие типовые фразы: • Исполнитель письменно информирует Заказчика об успешном выполнении услуг путем направления на согласование акта приема-передачи; • Заказчик в течение 3 (трех) рабочих дней, с момента получения акта приема-передачи обязан принять и подписать акт приема-передачи или предоставить в письменной форме объяснение отказа подписания акта приемапередачи; • В случае не предоставления Заказчиком ответа на письмо с актом приемапередачи, на четвертый рабочий день услуги считаются принятыми, а акт подписанным. В отличие от привычных услуг (перевозка груза, ремонт автомобиля и т. п.), проверка работоспособности и качества отдельных программных модулей и приложений может потребовать несколько недель, а в особых случаях – и месяцев. Это связано с тремя причинами. • Первая – обучение персонала, которое может потребовать значительного времени, особенно если задействованы разные структурные подразделения или представительства в других городах. • Вторая – это не всегда просчитываемые результаты совместимости новых программных продуктов с аппаратным обеспечением. Существующий объем физической и оперативной памяти серверов, пропускная способность интернетканалов могут оказаться недостаточными для выполнения нужного количества одновременных автоматических операций. • Третья – в том, что для подлинного тестирования системе автоматического учета необходима обкатка «в боевых условиях». Жизнь всегда богаче любых теоретических построений. Когда кажется, что предусмотрено уже все что только может быть, она обязательно подкинет какой-нибудь пример, на котором станут очевидны пробелы и упущения. Это значит, что через вновь установленный модуль нужно прогнать некоторое количество реальных сделок, операций, действий, которых в течение оговоренного в соглашении короткого срока может и не оказаться… Еще более коварным «бума ж ным» жа н ром в рассматриваемых договорах оказываются приложения, в которых формулируются конкретные техзадания (ТЗ) на разработку, корректировку, доделки-переделки и прочее, и прочее… Стремление учесть пожела ния ра зли чных ст ру кт у рны х подра зделений подчас приводит к противоречивым форм ули ровка м и ли, наоборот, дублированию одних и тех же функций и данных в разных форматах. Программисты, конечно, с удовольствием напишут хоть сотню «родственных» по смыслу обработок, но ведь за все это придется заплатить! От корректности формулировок ТЗ зависит очень многое. Поэтому и нужны специалисту, от-вечающему за внедрение автоматизированных систем учета, хорошие аналитические способности. Не лишним будет и ознакомление с принципами конфигурирования системы. Благо, налажен выпуск учебно-популярной литературы не только для рядового пользователя, но и для тех, кто занимается а д м и н ис т ри р ов а н ием. Даже если ваш сотрудник не будет самостоятельно создавать какие-то новые элементы и приложения, он, по крайней мере, будет говорить с программистами на одном языке. Это будет способствовать более грамотной и точной формулировке ТЗ.За что бьемся?В принципе, к какой бы автоматизированной программе учета вы ни склонялись, вся система будет представлять собой более или менее сложную структуру связей отдельных элементов базы данных. Основой всей «электронной постройки» в таком случае становятся различные «справочники», содержащие упорядоченные списки чего-либо. В стандартном варианте у системы «1:С» это перечень контрагентов, справочники основных средств, календарь и тому подобные массивы информации. Если встроенных параметров не хватает, то количество справочников можно легко нарастить. Например, добавить справочник основных валют, типов транспортных средств и даже что-нибудь экзотическое, например, типы рекламных носителей на автомобилях. Отдельные элементы справочников будут иметьРеклама МАЙ 2011 РЕЙС 11 экономикаОСОБОЕ ВНИМАНИЕопределенные наборы реквизитов. Для контрагентов это название, адрес, ИНН и т. д. Причем если вы работаете как с юридическими, так и с физическими лицами, то перечень реквизитов, естественно, для них будет различным. От количества таких различных типов с особенными реквизитами будет зависеть и конкретный способ организации справочника. И если кроме «контрагента-физика» и «контрагента-юрика» других вариантов просто не существует, то в типах транспортных средств вопрос оказывается не столь однозначным. Для тягачей важен такой реквизит, как мощность двигателя, но у полуприцепов его не будет совсем, зато на первое место выходит кубатура – объем перевозимого груза. У экскаватора – своя специфика: объем ковша, колесный или гусеничный ход. Точное понимание всех возможных вариантов реквизитов – залог того, что этим справочником будет удобно пользоваться. Наиболее наглядный результат автоматизации – это формирование автоматических печатных документов. Опять же в стандартной версии «1:С» уже зашиты типовые формы счетов, актов выполненных работ, приказов по персоналу и т. д. Но туда же можно загнать и тексты договоров, используемых в вашей деятельности с учетом именно вашей специфики, а также соглашений, доверенностей на управление транспортным средством, множество внутренних документов: служебные записки, отчеты подразделений и др. Тем самым сокращается количество «ручного» машино12 РЕЙС МАЙ 2011писного труда, становится меньше ошибок, связанных с невнимательностью оформителя – снижаются риски участия «человеческого фактора». Это сокращает и возможность сознательного «творчества» рядовых исполнителей, стремящихся «из лучших побуждений» усовершенствовать тексты типовых документов. С помощью простого алгоритма шаблоны, хранящиеся в недрах программы, соединяются с реквизитами выбранного элемента справочника. Систему можно настроить так, что для формирования одного и того же документа будут использованы данные из разных справочников. В результате в договоре будут безупречно правильно отражены и реквизиты транспортного средства, и данные клиента, и, при желании, тип груза, индивидуальный тип рекламного носителя, график оплаты в выбранной валюте – то есть все то, что заложено в упомянутых выше разнообразных справочниках. Самое приятное, что по всем этим признакам заключенные договоры впоследствии можно сортировать, видеть наиболее прибыльные или, наоборот, проблемные категории – и принимать решения. В свете вышесказанного особо ценным для любого руководителя жанром становятся автоматические отчеты. Можно увидеть срезы данных по любым критериям на любую дату в прошлом, настоящем или будущем. Не секрет, что в больших структурах на подготовку отчетов для руководства или собственников бизнеса обычно уходит масса времени.Многостраничные талмуды, в которых за «умными» словами нередко скрыты откровенные приписки, потом пылятся на полке. Но, к счастью, эта форма трудоголизма и самообмана уходит в прошлое. Если руководитель четко понимает, какие параметры ему важны для управления бизнесом, то написание алгоритма соответствующей электронной обработки укладывается в 10-30 нормочасов. Тогда он сможет получать эти данные хоть ежедневно перед планеркой – одним нажатием кнопки. Другое дело, что предусмотреть все нюансы для формирования такого информативного и исчерпывающего отчета – задачка не тривиальная. Иногда, увидев результат труда программистов, руководитель понимает, что не указал несколько «само собой разумеющихся» параметров, без которых отчет выглядит полной профанацией. Да, еще один нюанс. Может так случиться, что одной обработкой дело не закончится, и вам потребуется 5 или 10, или 50 различных алгоритмов. Берем калькулятор, умножаем – потихоньку приближаемся к реальным цифрам.Правила, права – запретыВлияние человеческого фактора, конечно, не исчезает совсем. Просто оно перемещается в другую плоскость. Ведь система должна откуда-то получить первоначальные сведения. Поэтому внимательность оператора базы данных требует особого контроля. Как бы хорошо ни был настроен ваш управленческий отчет,он покажет вам искаженную картину, если рядовой сотрудник не будет выполнять элементарные правила. Самый распространенный вид неточностей – это несоблюдение «машинной орфографии». Например, контрагента ООО «Ромашка» кто-то из пользователей заведет как «Ромашка» ООО, другой сделает то же самое без кавычек, третий расшифрует аббревиатуру и напишет «Общество с ограниченной ответственностью». В результате таких различных представлений о правильном названии вы получите не одну «Ромашку», а целый букет. Впоследствии каждая новая операция может совершаться со случайно выбранным элементом получившегося набора, и картина взаимоотношений с данным контрагентом станет весьма запутанной. Для профилактики подобных неприятностей некоторые разработчики предлагают сразу же создавать письменные инструкции для пользователей. Штука, конечно, хорошая, но, опять же, не бесплатная (хотя в готовых специализированных решениях такие инструкции должны быть и как раз в качестве бесплатного бонуса). Ведь если программа дорабатывалась специально под вас, то и инструкция к ней будет написана индивидуально. Так что еще можно смело добавлять на этот вид работ процентов 50 от времени, затраченного на написание самого программного модуля. Желание сэкономить на этой статье расходов увеличивает риски неполноценного использования системы, особенно при большой численности конечных пользователей и в процессе ротации кадров. Рисковать или подстраховаться – вопрос философский. С другой стороны, все прекрасно понимают, что само наличие инструкций без культуры их выполнения – ничего не дает. Определенная зона «устного народного творчества» в этом деле будет существовать всегда. Сократить ее можно лишь дополнительной системой запретов и ограничений, «зашитых» непосредственно в программу. Ограничить права доступа к наиболее сложным разделам можно даже на уровне интерфейса – рядовой пользователь будет видеть ограниченный набор функций. У руководителей подразделений картина будет шире: интерфейс бухгалтера будет сильно отличаться от интерфейса менеджера, при том что все будут работать в одной и той же системе. Как показывает практика, некоторые элементы справочников, электронных шаблонов сделок и пр. при создании неплохо «закреплять за автором». Тогда специалист, создающий данный элемент, всегда будет уверен в том, что другие пользователи даже при желании его не смогут изменить. Такое распределение прав позволяет соблюдать принцип персональной ответственности за созданные элементы базы данных. Правда, тут появляется другая опасность: чем больше запретов и ограничений, тем чаще они будут не только предупреждать ошибки пользователей, но и мешать реальной работе. Ведь каждый специалист может заболеть, уйти в отпуск – кто тогда исправит введенную им некорректную запись или продолжитпроцесс с того места, где он остановился? Эта дилемма касается не только вопросов персональной ответственности. Некоторые бизнес-процессы выглядят очень привлекательно для наложения определенных рамок. Самые распространенные параметры таких ограничений – цена и время. Например, можно задать такое ограничение, в результате которого система не позволит продать товар дешевле, чем он был куплен. Или, например, жесткая дата формирования отчета по подразделениям – прекрасно дисциплинирует, не правда ли? Но рано или поздно вам понадобится продать чтото с убытком или сдвинуть заветную дату по объективной причине. И если система будет настроена слишком жестко, то досадная борьба с «ветряными мельницами», а в данном случае – с «электронными мозгами», вам гарантирована. Более щадящим решением для таких ситуаций бывает система автоматических уведомлений, всплывающих подсказок, электронных «будильников», которые в нужный момент и нужному сотруднику напомнят о приближающейся дате или предупредят о нерентабельности сделки по заданным параметрам. В большинстве случаев этого бывает достаточно для принятия здравых решений. При этом будут учтены как известные системе факторы (которых может быть много и которые важно не забыть), так и те, которые может принять во внимание только человек. Но тогда вновь включается человеческий фактор – со всеми своими плюсами и минусами…Реклама МАЙ 2011 РЕЙС 13