ГЛАВНАЯ ТЕМАЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТНЕМАТЕРИАЛЬНАЯРЕАЛЬНОСТЬОчень часто от того, насколько оперативно вы можете предоставитьдокументы или сколько времени ушло на получение нужных бумаг,зависит успех вашего бизнеса. Именно поэтому все большую рольиграют возможности электронного документооборота не толькомежду представителями коммерческих структур,но и с государственными органамиМАРЬЯНА ПАНЯРСКАЯ редактор журнала «Рейс»Попытки не отстать отмировых тенденцийв развитии и регулировании новыхсредств коммуника цийнаши законодатели началипредпринимать еще в начале двухтысячных. За этовремя был принят не одинфедеральный закон и множество подзаконных нормативных актов. Однакопроисходящее у нас напоминает классическое «шагвперед и два назад».На каждую прогрессивную норму, предполагающую облегчить процессобмена документами, учет,подготовку и сдачу отчетности, приходится несколько требований, настолькоосложняющих доступ к возможностям электронного документооборота, что прощеим не пользоваться вообще.И все это потому, что самигосударственные органы зачастую просто не успеваютза стремительно меняющимся законодательством.Взять хотя бы ситуациюс аккредитацией удостоверяющих центров, которыеуполномочены выдаватьквалифицированные сертификаты ключей проверки12РЕЙС ОКТЯБРЬ2012электронной подписи. Порядок их аккредитации былутвержден еще в ноябре прошлого года, однако вступилв действие лишь 29.05.2012.А первый, весьма короткийсписок аккредитованныхудостоверяющих центровбыл опубликован на сайте Минкомсвязи РФ лишьв конце июня текущего года.Не менее красноречиво иллюстрирует проблемы в этойобласти ситуация с «клинической смертью» Федерального закона №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»от 10.01.2002, который должен был прекратить свое действие с 1 июля 2012 года, чтои случилось. Однако 12 июлябыли опубликованы поправки, продляющие его действиееще на год, поскольку многиеиз тех мероприятий, которыенеобходимо было осуществить для внедрения новогоФЗ «Об электронной подписи» (от 06.04.2011г.), не былиосуществлены.В связи с этим возникливопросы – например, действительны ли документы,которые были подписаныэлектронной цифровойподписью в период с 1 по 11июля.Практически все мы сталкиваемся с упорным нежеланием налоговых инспекторовработать с электроннымикопиями документов. Грустно становится от того, сколько временных и финансовыхзатрат уходит на выполнение требований подготовитьксерокопии всех проверяемых документов.А если вы вдруг сталкивались в работе с зарубежными фирмами, например, поставляющимиинтернет-услуги, то представляете, что ни однабухгалтерия не возьметсяосуществлять платежи илиготовить отчетность по темдокументам, которые могутпредоставить контрагенты, привыкшие вести делас активным использованием интернет-ресурсов.Наша главная тема – этопопытка обобщить ситуацию в этой сфере и робкаянадежда на то, что мы, еслии не сможем в этой областибыть впереди планеты всей,то хотя бы постараемсясильно не отстать. МНЕНИЕЛЕОНИДШЛЯПНИКОВгенеральный директор «Совтрансавтоэкспедиция»– Мы используемна нашем АТП современные системыэлектронногодокументооборота,мониторинга, учетаи отчетности. Основная цель внедрениясистем – достижениемаксимального практического результатас первых моментовприменения системпользователями.Деятельность АТП,осуществляющегомеждународныеи российские перевозки различнымивидами транспорта,достаточно динамична, и нагрузка накаждого пользователя высокая.Поэтому главнымзалогом успешнойавтоматизации дляАТП является организация эффективнойкорпоративнойIT-инфраструктурыв максимальномсоответствиис бизнес-процессамипредприятия и безболезненное, безпотерь для текущейдеятельности компании, практическоевнедрение и развертывание корпоративных информационных систем.Вот основныепринципы автоматизации, которые мыдля себя выработали:соответствиевозможностейинформационныхсистем требованиямкорпоративной модели управления АТП«Совтрансавто»;поддержка РСБУи соответствие учетной и регламентнойдокументации требованиям действующего законодательстваРФ – налогового,трудового и транспортного;универсальныйхарактер, поддержкаи развитие среды,в которой сделанасистема со стороныее разработчика. Доступностьспециалистов по разработке и внедрениюна открытом рынкетруда;простота технологий для пользователя и минимальные требованияк аппаратной части.Применение «облачных» технологийи технологий «тонкийклиент»;масштабируемостьи блочный характерсистемы. Возможность гибкогообмена документамии данными междуотдельными блокамисистемы;технологическаясовместимостькорпоративныхинформационныхсистем и наличиеу них возможностейпо организацииобмена даннымив online режимес GPS/ГЛОНАССприемниками, CANтехнологиями ТС,постами на собственной ремонтнойстанции, рабочимместом механика,который выпускаетТС в рейс и т. д.Электроннаябухгалтерия. В нашидни каждое АТП работает в электроннойсистеме ведения бухгалтерского учета,подготовки и сдачибухгалтерской иналоговой отчетности предприятия.Без использованияподобных системневозможно представить современноеАТП.Заключениедоговоров черезинтернет. Принципыэлектронной торговли, а именно весьпроцесс обсужденияусловий перевозкии предоставлениядругих транспортнологистических услугсейчас сместилсяв интернет и происходит в основномс помощью электронной почты.Соответственно,чаще всего при разо-вых или серийныхсделках, которые неносят характер ежедневных отношенийв рамках, например,технологических процессов или поставоксырья, используютсяупрощенные формыдоговоров, совмещенных с заявками.Пересылка такогодоговора-заявки –очень простая процедура, которая дажене требует применения электронныхподписей.Применение электронных счет-фактур.На транспорте этотвопрос целиком иполностью регламентируется заказчиком.В случае акцептования электронныхкопий документовклиентом это значительно ускоряетпроцесс пересылкидокументов, ихакцептования и произведение дальнейших взаиморасчетов.Использованиеэлектронного документооборотаотделом кадров.Очень важный момент для ведениякадрового учетаи хранения информации о сотрудниках.АТП с большимштатом водителейочень актуальнорасполагать эффективной системойкадрового учета.В рамках даннойсистемы ведется контроль за допускамиводителей к профессиональной деятельности, стаж работына предприятии.Данная электроннаясистема должнаявляться элементомсистемы построения мотивациидля работников.Другой сторонойвопроса являетсяхранение большогоколичества информации о сотрудниках,это обязательнонеобходимо дляэффективной работы служб обеспечения безопасностина транспортномпредприятии.Реклама2012 ОКТЯБРЬРЕЙС13 ГЛАВНАЯ ТЕМАЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТЭлектроннаябухгалтерияВсе чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуютсяэлектронными госуслугами, подают документы на регистрацию, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой инспекцией и Пенсионным фондом, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами...СВЕТЛАНА ХИТРОВА, эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»Начало электронному документообороту положил ещеФедеральный закон№1-ФЗ от 10.01.2002 «Обэлектронной цифровойподписи», в котором установлены основные понятия,и который приравнял документы в электронном виде,подписанные электроннойцифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Данный закон позволилобмениваться с правовойточки зрения электронными договорами, актами,накладными и иными документами. Эстафетнуюпалочку подхватил Федеральный закон от 06.04.2011№63-ФЗ «Об электроннойподписи» (далее закон обЭЦП), который определилпорядок получения и использования электроннойподписи и обязанностиучастников обмена электронными документами.На данный момент форматы электронных документов для бухгалтерии(налоговых деклараций,счетов-фактуры, бухгалтерской отчетности и т. д.)разрабатывают те органы,которые заинтересованыв предоставлении документов в электронном виде.Совместным прика зом14РЕЙС ОКТЯБРЬ2012Минфина России и ФНСРоссии от 17.02.2011 № ММВ7-2/168@ утвержден порядокпредоставления по требованию налогового органа документов в электронном виде,а приказом от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172@ утвержденыформаты первичных учетных документов, в частности, накладной ТОРГ-12, актаприемки-сдачи работ (услуг).Актуальным для бухгалтеров становится вопрос:являются ли электронныедокументы основанием дляотражения операций в бухгалтерском и налоговомучете?Согласно ст. 6 закона обЭЦП информация в электронной форме, подписанная простой электроннойподписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее –нек ва лифицирова нна яэлектронная подпись), признается электронным документом, равнозначнымдокументу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью,в случаях, установленныхфедеральными законами,принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами илисоглашением между участниками электронного взаимодействия.По мнению Минфина России, подтверждать расходы первичными документами, оформленнымив электронном виде, можно, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью(Письма Минфина Россииот 11.01.2012 №03-02-07/1-1,от 11.01.2012 №03-02-07/1-2,от 03.11.2011 №03-07-11/297,от 26.08.2011 №03-0306/1/521, от 07.07.2011 №0303-06/1/409, от 14.06.2011№03-02-07/1-190). Финансовое ведомство считает, чтодля целей налогового учетадокумент, оформленныйв электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являтьсядокументом, равнозначнымдокументу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью,поскольку Федеральнымзаконом «О бухгалтерскомучете» и Налоговым кодексом такие случаи не определены (письмо МинфинаРоссии от 28 мая 2012 г. №0303-06/2/67). Правда, Минфин, как обычно, оговаривает, что его разъясненияне содержат правовых нормили общих правил, конкретизирующих нормативныепредписания, и не является нормативным правовымактом. И, конечно, не препятствует тому, чтобы руководствоваться нормамизаконодательства о налогахи сборах в понимании, отличающемся от трактовки,изложенной в настоящемписьме.Действительно, в нынедействующем Федеральномзаконе «О бухгалтерскомучете» от 21.11.1996 №129ФЗ указано, что первичные учетные документыпринимаются к учету, еслиони составлены по форме,содержащейся в альбомахунифицированных формпервичной учетной документации, а документы,форма которых не предусмотрена в этих альбомах,должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Федеральногозакона. Первичные и сводные учетные документымогут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организацияобязана изготовлять за свойсчет копии таких документов на бумажных носителях для других участниковхозяйственных операций,а также по требованию органов, осуществляющихконтроль в соответствиис законодательством Российской Федерации, судаи прокуратуры.Поэтому, несмотря навозможность составлятьэлектронные первичныедокументы организации,все равно придется их распечатывать при проведении налоговых проверок.Конечно, Налоговый кодексРФ позволяет предоставитьдокументы в электронномвиде путем направления потелекоммуникационным каналам связи. Но здесь нужно сделать уточнение: таким образом можно подать только документы, составленные в электронном виде поустановленным форматам(абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). Соответствующий Порядокутвержден Приказом ФНСРоссии от 17.02.2011 №ММВ7-2/168@, который вступилв силу 19 апреля 2011 г. Однако на практике отправить«первичку» в налоговые органы не удастся.Как уже говорилось, покаутверждены только форматы двух форм первичныхдокументов (ТОРГ-12 и актавыполненных работ).А если форматы элект р он н ы х док у мен т ов ,принятые между вашейорганизацией и вашимиконтрагентами, не соответствуют форматам налоговых органов? В такомслучае, согласно официальной позиции МинфинаРоссии, представлять документы необходимо набумажном носителе в видезаверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированнойэлектронной подписью(письма Минфина Россииот 11.01.2012 №03-02-07/1-1,от 11.01.2012 №03-02-07/1-2,от 03.11.2011 №03-07-11/297,от 15.09.2011 №03-02-08/96,от 13.09.2011 №03-02-07/1325, от 26.08.2011 №03-0306/1/521, от 07.07.2011 №0303-06/1/409, от 14.06.2011№ 03-02-07/1-190).Также не удается направить в налоговые органы исчета-фактуры, выставленные в формате, утвержденном ФНС. Пока налоговаяслужба только налаживаетпрограммные продуктыдля приема документов.Надеемся, что этот процессбыстро завершится.Со следующего года ситуация может значительноизмениться.Дело в том, что 2012 год –последний, когда действует Федеральный закон от21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а с 1января 2013 года вступаетв действие новый Федеральный закон №402-ФЗ от06.12.2011 «О бухгалтерскомучете». И это не просто смена дат. Кардинально меняется отношение к бухгалтерскому учету и первичнымучетным документам, наосновании которых и ведется бухгалтерский учет.А что будет в 2013 году?В соответствии со ст. 9 закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документови регистров бухгалтерскогоучета должны утверждатьсяруководителями экономических субъектов по представлению должностноголица, на которое возложено ведение бухгалтерскогоучета. Формы учета для организаций государственного сектора будут устанавливаться в соответствиис бюджетным законодательством. Отменяется обязанность применения первичных учетных документов изальбома унифицированныхформ. Первичные учетныедокументы, регистры бухгалтерского учета могутбыть составлены в видеэлектронного документа,подписанного электроннойподписью (ч. 5 ст. 9). Такимобразом, закон №402-ФЗузаконит электронные первичные документы. И распечатывать их на бумажномносителе придется тольков случаях, когда законодательством Российской Федерации или договоромпредусмотрено предоставление первичного учетногодокумента другому лицуили в государственный орган на бумажном носителе(ч. 6 ст. 9)Реклама2012 ОКТЯБРЬРЕЙС15 ГЛАВНАЯ ТЕМАЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТДоговоримсяпо интернетуЗаключение договоров посредством сети Интернет,казалось бы, должно упростить процедуру совершениясделок, сэкономить время и деньги партнеров, особеннотех, кто находится в разных странах. Тем не менее не стоитзабывать про правовую сторону вопросаЕКАТЕРИНА ЗУБОВА, юрист-консультант Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»Законодательство неуспевает за развитием технологий, сделки с использованиемновых средств связи не получают должного правового регулирования, а следовательно, необходимо бытьпредельно осторож ными при заключении такихсделок, обращая вниманиена соблюдение всех требований законодательства.Итак, предметом рассмотрения данной статьи будетвозможность и порядок заключения договоров с помощью сети Интернет.Данный способ заключения договоров прямо непредусмотрен законодательством, нет разъясненийи высших судебных инстанций. Тем не менее такой порядок совершения сделокне запрещен на законодательном уровне. В данныймомент правовое регулирование таких договоров осуществляется на основебазовых положений обобязательствах, сформулированных в Гражданскомкодексе РФ (далее ГК РФ),и других законов.Кроме общих требований, которые предъявляются ко всем договорам(требования к сторонамсделки (дееспособность,правоспособность и др.),16РЕЙС ОКТЯБРЬ2012наличие в договоре существенных условий, соблюдение формы договора),также нужно обратить внимание на соблюдение нормспециального законодательства: о защите прав потребителей, правил продажиотдельных видов товара,правил дистанционнойпродажи.Касаясь вопроса о соблюдении формы договора, необходимо отметить следующее. Гражданский кодекс РФпредусматривает возможность заключения договоров в устной и письменнойМНЕНИЕАЛЕКСЕЙ КИЧАТОВгенеральный директорCity Express– Транспортные предприятия можно назвать уникальной площадкой длявнедрения различныхсистем автоматизации.Одним из ключевых элементов этого являетсясистема электронногодокументооборота. Еевнедрение дает ощутимый эффект экономиикак в производственной,так и управленческойсфере. У нас электронный документооборотзатрагивает все основные технологическиепроцессы: планирование и распределениеработ, учет выездовавтотранспорта и со-формах. При этом для некоторых договоров требуетсянотариальное заверениеи (или) государственная регистрация. Сразу отметим,что механизм нотариального заверения договора,заключаемого посредствомИнтернета, законодательством не предусмотрен,равно как и нет механизмапредоставления договорав электронной форме длягосударственной регистрации, поэтому сразу можно сказать, что сделать этов настоящее время невозможно.стояния автопарка,расхода топлива и ГСМ,распределение рабочейнагрузки среди водителей и т. д. Каждоеструктурное подразделение компании имеетсущественный объемразличной регламентирующей, нормативнойи отчетной документации. Документооборотна бумажных носителяхзанимал бы гораздобольше времении создавал лишнююволокиту. А так весьпоток информациикурсирует внутри компании в электронномвиде, что существенноускоряет и упрощаетработу. Заполнениепутевых листов, их учет,расчет заработнойплаты персонала – всеОбратим особое вниманиена заключение договоровв простой письменной форме. При несоблюдении простой письменной формыдоговора стороны лишаются права в случае спорассылаться на свидетельские показания, более того,в случаях, прямо указанныхв законе или в соглашениисторон, несоблюдение простой письменной формыдоговора влечет его недействительность.Согласно статье 434 ГКРФ договор в письменнойформе может быть заключен путем составленияодного документа, подписанного сторонами, а такжепутем обмена документами посредством почтовой,телеграфной, телетайпной,телефонной, электроннойили иной связи, позволяющей достоверно установить,что документ исходит отстороны по договору (п. 2 ст.434 Гражданского кодекса).Также предусмотрена возможность заключения договора в письменной формепутем направления однойэто трудоемкие процессы, которые сложновыполнять вручную.Кроме того, электронный документооборот – это возможностьорганизовать обмендокументацией междуотделами и представительствами компании,наладить системуконтроля исполненияработы, обеспечитьпрозрачность движениядокументов, их сохранность и безопасность.Все это в итоге повышает эффективностьработы и качествообслуживания клиентов.Автоматизированнаясистема позволяет,в частности, оперативно обрабатыватьпоступающие заказыпо заданным заранееформулам и тарифам,любой сотрудник,имеющий доступ к базе,может оперативно координировать свои действия с руководствоми коллегами. В нашейкомпании электронныйдокументооборот охватывает практически всенаправления организации деятельности: бухгалтерию, управлениеперсоналом, работу склиентами (заключениедоговоров, оформление счет-фактур и т. д.).Наша компания работает по всему миру, еепредставительства разбросаны по всей России,странам СНГ, посемусистема электронногодокументооборота в нашем случае не имеетальтернативы. стороной договора оферты,а другой стороной ее принятие путем совершенияв срок, установленный дляее акцепта, так называемыхконклюдентных действий,то есть действий по выполнению указанных в офертеусловий договора: отгрузкатоваров, предоставлениеуслуг, выполнение работ,уплата соответствующейсуммы (п. 3 ст. 434 и п. 3 ст.438 ГК РФ).В соответствии со ст. 2Закона от 27 июля 2006 г.№ 149-ФЗ «Об информации,информационных технологиях и о защите информации» под документом(документированной информацией) понимаетсязафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее определить.Можно сказать, что информация в электронной форме, хранящаяся на том илиином сервере, передаваемаямежду серверами, вполнеподходит под данное определение. Однако возникаютзакономерные вопросы:как выразить согласие насделку, подписать договор,чтобы придать ему юридическую силу, как обменяться подписанными документами, чтобы совершитьоферту-акцепт?как сделать так, чтобыможно было достоверноустановить то, что письмо(документ) исходит от стороны по договору, а такжерешить другие связанныес идентификацией стороныпроблемы?Рассмотрим подробнееэти вопросы. Итак, как поставить подпись под документом (подписать договор)в сети Интернет? Обратимвнимание на два нюанса. Вопервых, исходя из статьи 434ГК РФ, проставление соб-ственноручной подписи –это не единственный возможный способ подписатьдоговор. Во-вторых, в настоящее время есть законодательно урегулированнаявозможность использоватьэлектронную подпись.Виды электронных подписей установлены в статье 5 Федерального законаот 06.04.2011 №63-ФЗ «Обэлектронной подписи».Проста я электронна яподпись – это электронная подпись, которая посредством использованиякодов, паролей или иныхсредств подтверждает фактформирования электронной подписи определеннымлицом. Чтобы электронныйдокумент признавался равнозначным бумажному, накотором проставлена подпись, заверенная печатью,потребуется использоватьусиленную электроннуюподпись (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ), если иное непредусмотрено договоромили соглашением сторон.Усиленна я электронна яподпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.Чтобы получить электронную подпись, нужнообратиться в управляющийцентр. Данный центр в необходимых случаях выдаетсертификат ключа проверкиподписи. Это электронныйдокумент или документ набумажном носителе, выданный удостоверяющимцентром либо довереннымлицом удостоверяющегоцентра и подтверждающийпринадлежность к лючапроверки ЭП владельцу сертификата.Обратите внимание, чтоданный сертификат имеетопределенный срокдействия, но дажеесли он не просро-Реклама2012 ОКТЯБРЬРЕЙС17 ГЛАВНАЯ ТЕМАчен, невозможно гарантировать на 100%, что вы заключаете договор с владельцемключа (а не с иным лицом,которое каким-либо образом получило возможностьпроставлять электроннуюподпись). Кроме того чтосам владелец электроннойподписи (ключа) можетсам вольно или невольнообеспечить доступ к своейподписи иным лицам, остается нерешенной проблемасо взломами, так как в настоящее время мошенники,хоть и не без труда, могутпутем взлома, например,баз данных удостоверяющего центра, получитьэлектронную подпись. Поэтому проблема внедренияболее совершенных средствзащиты электронной подписи по-прежнему остаетсяактуальной.Отметим, что теоретически законодательствомдопускается согласованиесторонами иного аналогасобственноручной подписи.Например, адрес электронной почты, размещенныйна общеизвестном почтовом сервере, который обеспечивает индивидуальныйдоступ, сохранение корреспонденции или же добавление в договор, составленный в электронной форме,факсимиле. Вместе с тем напрактике действительностьусловий такого договора будет легче оспорить заинтересованным в этом лицам.Еще раз подчеркнем, чтопри обмене документамичерез Интернет должна существовать возможностьустановить то, что документисходит от стороны по договору. Кроме того, отметимеще один важный момент:исходя из смысла части 2статьи 160 ГК РФ, чтобыиметь возможность использовать аналог собственно-18РЕЙС ОКТЯБРЬ2012ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТручной подписи при совершении сделок (и договоровв том числе), в определенных случаях нужно закрепить такую возможностьсоглашением сторон.В защиту возможности использования сетиИнтернет для заключениядоговоров дополнительно можно отметить, чтосогласно части 3 статьи75 Арбитражного процессуального кодекса РФ документы, полученные посредством факсимильной,электронной или инойсвязи, в том числе с использованием информационноте лекомм у ника ционнойсети Интернет, а такжедокументы, подписанныеэлектронной подписьюили иным аналогом собственноручной подписи,допускаются в качествеписьменных доказательствв случаях и порядке, которые установлены закономили договором либо определены в пределах своихполномочий Высшим арбитражным судом РФ. Приэтом, если копии документов представлены в арбитражный суд в электронномвиде, суд может потребоватьпредставления оригиналовэтих документов.МНЕНИЕЕЛЕНА МАРЧЕНКОначальник управленияперсонала AsstrA– Для ведения кадровогоучета в РФ мы используем 1С 8-й версии. А длякорпоративного учетасейчас ведем электронную базу «Сотрудники»на внутренней платформе. Эта база содержитполезные сведенияо персонале, такие, какротация и обучение сотрудников, предыдущиеместа работы, хоббии др. В скором времениИнтересным представляется заключение договоровв сети Интернет путем акцепта размещенной в глобальной сети публичнойоферты. Согласно пункту2 ст.437 ГК РФ публичнаяоферта – это «содержащеевсе существенные условиядоговора предложение, изкоторого усматриваетсяволя лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым,кто отзовется». Как правило, такая оферта размещается на сайте оферента, а длясовершения акцепта необходимо нажать на кнопку,например, с таким названием: «Я согласен с условиямисоглашения». Совершитьже оплату по сделке можнолюбым из способов, предусмотренных в оферте. Какправило, моментом заключения договора следует считать, когда акцептовавшийполучает сообщение, уведомление о принятии егоакцепта. Однако в договорерозничной купли-продажи,когда происходит оплата наличными при доставке курьером, который выдает документ, подтверждающийоплату товара, моментомзаключения договора будетмы планируем перейтина единую системуOracle Human ResourcesManagement Systems(HRMS), которая доработана под нужды компании сотрудниками AsstrA.С ее помощью всеHR-специалисты смогутввести и отследитьсведения о персонале спервого дня приема наработу до последнего.Для ответственных заведение кадровогоделопроизводствапредусмотрен специальный блок, которыйпозволяет автомати-считаться именно выдачадокумента, подтверждающего оплату (ст. 493 ГК РФ).При рассмотрении вопроса об идентификациистороны сделки отметимследующее: чтобы договорбыл действителен, нужноопределить правоспособность и дееспособность стороны, но в Интернете оченьсложно получить достоверную информацию; например, не всегда возможнопосмотреть оригинальныедокументы: документ, удостоверяющий личность,уставные документы юридического лица.Кстати, данный вопросприобретает особое значение в случае возникновени я конфликтны хситуаций с налоговой инспекцией. Напоминаем, чтоналоговые органы при рассмотрении споров о заключении сделок с компаниямиод нод невк а м и п р о с я тподтвердить, что вы предприняли все меры, чтобызаключить договор с надлежащим контрагентом.Представляется целесообразным хотя бы запрашивать электронные копииоригинальных документов,а также при возможностииспользовать web- камеры.чески сформироватьприказ, штатные книгии расписания. Блоккорпоративного учетаперсонала формируетотчеты о движении сотрудникови классификации должностей, даетвозможность провестиучет о численности иаттестации персоналаза любой период исписок руководителейAsstrA. Таким образом,благодаря HRMSимеющий полномочияруководитель можетбыстро и самостоятельно сформировать отчетна любую дату в любомформате Word или Excel.Мы надеемся, что HRMSпозволит руководителямAsstrA легко консолидировать и анализироватьинформацию о кадровых ресурсах.Весь внутреннийдокументооборот в настоящее время ведетсячерез электроннуюсистему. Мы постоянномониторим появляющиеся на рынке новыеразработки в этойобласти с целью развития возможности ихвнедрения. Что касается договоров розничной купли-продажи, тов данном случае идентификация имеет не такое важное значение, так как контрагентом может быть любоелицо, представившее документ, свидетельствующийоб уплате товара. Сложности могут возникнуть ужепотом, например, в томслучае, если выяснится, чтовы продали запрещенныйтовар ребенку.Какие еще могут возникнуть проблемы:идентификация места заключения договора, отсюдапроблема выбора применимого права, если продавеци покупатель находятсяв разных странах (рекомендуется заложить условиео применимом праве в самдоговор (оферту);проблемы, связанныес тем, что используютсятехнические спецсредства,осуществление переговоров и заключение договора с участием третьих лиц(интернет-провайдеров).Вполне логично предположить, что могут возникнутьпроблемы с отправкойполучением писем (документов), поэтому стоитоговорить в самом договоре, чтоґ будет являться непосредственно моментомзаключения договора с использованием Интернета(например, момент получения сервером получателяэлектронного письма, содержащего акцепт);проблемы с налоговымиорганами. Несмотря на то,что нет никаких законныхпрепятствий к заключению договоров в электронной форме, кроме того, ниНалоговый кодекс, ни закон о бухгалтерском учетене содержат требованийо том, что договоры должны быть подписаны имен-но собственноручной подписью. Налоговые органыотносятся к договорам,заключенным с помощьюИнтернета, с пристрастием.Хотя право на использование электронной цифровойподписи налоговыми органами не оспаривается. Какотмечает ФНС России, еслимежду участниками достигнуто такое соглашение,то документ, подписанныйдаже неквалифицированной ЭП, может подтвердитьрасходы в целях налогана прибыль (Письмо от24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).Вместе с тем, учитываяисторию непростого отношения налоговых органовк использованию факсимильных подписей, можноконстатировать, что отсутствие проблем с применением электроннойподписи (а тем более при заключении договоров черезИнтернет без использования ЭП) не гарантировано.Остается надеяться на появление законодательногорегулирования или разъяснений высших судебныхинстанций.Итак, как мы видим,у нас есть возможность заключать договоры посредством сети Интернет, но мысталкиваемся при этомс определенными ограничениями: невозможностьюнотариально заверить договор, невозможностьюгосударственной регистрации. Помимо этого, фактически единственный надежный вариант подписив этом случае – электронная. Однако в будущем,с совершенствованием законодательства и техническихсредств, представляетсяочевидным, что заключениесделок через Интернет станет неотъемлемой частьюнашей жизни.Реклама2012 ОКТЯБРЬРЕЙС19 ГЛАВНАЯ ТЕМАЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТЭлектронныесчета-фактурыВсе больше организаций переходит на электронный документооборот. А в конце мая 2012 г. налогоплательщики смогливыставлять и получать счета-фактуры в электронном видеВИКТОРИЯ ВАРЛАМОВА, главный эксперт по вопросам налогообложения и бухгалтерского учётаПервого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»Немного историии нормативной базы…Формально право выставлять счета-фактуры в электронном виде налогоплательщики получили ещев сентябре 2010 года (п. 1 ст.169 НК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.2010№229-ФЗ). Порядок обменатакими документами потелекоммуникационнымканалам связи был установлен Приказом Минфина РФот 25.04.2011 №50н (далее –Порядок). Но пока ФНС неутвердила формат электронного счета-фактуры, реализовать право на выставлениеи получение счетов-фактурне представлялось возможным. Приказ ФНС России от05.03.2012 №ММВ-7-6/138@«Об утверждении форматовсчета-фактуры, журналаучета полученных и выставленных счетов-фактур,книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книгипродаж в электронном виде»(далее – Приказ ФНС) вступил в силу с 23 мая 2012 года,и именно с этого моментабыл дан старт электроннымсчетам-фактурам.Выставление и получение электронногосчета-фактурыВыставление электронныхсчетов-фактур – дело добровольное, то есть осу-20РЕЙС ОКТЯБРЬ2012ществляется по взаимномусогласию сторон сделки (п. 1ст. 169 НК РФ). И, как разъяснил Минфин в Письмеот 01.08.2011 № 03-07-09/26,такое согласие может бытьоформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правилповедения (обычаев делового оборота), в том числепосредством обмена документами, без составленияодного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии насоставление счетов-фактурв электронном виде и т. п.Таким образом, никакихспециальных документов,подтверждающих согласиена электронный документооборот, оформлять ненужно. Если одна сторонанаправила счет-фактуру,а другая – получила, то со-МНЕНИЕАНТОНЧЕРНОРУБАШКИНзаместительначальника управления финансов AsstrA– C 23 мая 2012 годавступили в силу положения ФНС, «достроившие» законодательноеполе для выставленияюридически значимыхэлектронных счетовфактур в РФ. Для ихвыставления компаниямгласие достигнуто. По нашему мнению, возможностьвыставления счетов-фактурв электронном виде лучшеоговорить в договоре.Чтобы обмениватьсясчетами-фактурами в электронном виде стороныдолжны располагать соответствующими техническими возможностями.Электронный счет-фактурадолжен быть подписанэлектронно-цифровой подписью (ЭЦП) руководителяили иного уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ)и направлен покупателюв формате, утвержденномПриказом ФНС через оператора электронного документооборота (далее – спецоператор). То есть создатьи направить счет-фактурупо обычной электроннойпочте нельзя (п. 1 и п. 9 ст.169 НК РФ и п. 1.3 Порядка).необходимо подключиться к системеэлектронного документооборота, сопровождаемой уполномоченными операторамиЭДО, гарантирующимиподпись, отправку, получение и хранениеэлектронных счетовфактур участникамисистемы. Основнаяособенность системыв том, что все стороныдолжны быть подключены к операторам.Соответственно, организации необходимо получитьЭЦП и заключить договор соспецоператором. Если у продавца и покупателя разныеспецоператоры, то выставить счета-фактуры удастсяпри условии, что их технические средства и возможности для приема и передачисчетов-фактур совместимы.На сайте ФНС России поадресу http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/reestr_edo/ размещен реестр операторов электронногодокументооборота (операторов ЭДО).На первый взгляд, порядок обмена счетамифактурами в электронномвиде довольно сложен, таккак предусматривает большое количество извещенийи уведомлений, которымиобмениваются продавец, покупатель и спецоператоры.Но как уверяют разработчики системы электронногодокументооборота, обмениваться счетами-фактурамине сложнее, чем отправлятьэлектронные письма, поскольку реализация всехтребований Порядка скрыта«внутри» системы. Инымисловами, каждый бухгалтерс легкостью разберется, какие кнопки необходимо нажать на компьютере, чтобысделать все по правилам.Поэтому прежде чемпереходить на системуобмена электроннымисчетами-фактурами, нам,во-первых, потребуетсяпроанализироватьпроцесс бумажного документооборота как внутри, так и вне компании.Во-вторых, разработатьмодель электронногодокументооборота.В-третьих, провестиинтеграцию бумажнойи электроннойсистем. И основное –убедить наших партнеров также подключиться к системе. То естьпроцесс сложный.Следует учитыватьи новизну процесса, таккак он не до конца апробирован даже на уровнеоператоров. В будущеммы не исключаемвозможности использовать электронныесчета-фактуры. Сейчасже просто отслеживаеми накапливаем материал по теме. Как выставить?Счет-фактура в электронном виде считается выставленным только после того,как продавцу поступило извещение о получении счетафактуры от покупателя (п.1.10-11 Порядка). Датой выставления покупателю электронного счета-фактурысчитается дата поступления файла счета-фактурыспецоператору от продавца,указанная в подтверждении этого спецоператора.А датой получения счетафактуры в электронномвиде у покупателя считаетсядата направления покупателю спецоператором файласчета-фактуры, указанная вподтверждении этого спецоператора, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (п. 1.11Правил и п.п. «б» п. 11 разд.II Приложения №3 к Постановлению ПравительстваРФ от 26.12.2011 №1137).Может случиться так, чтоиз-за каких-либо технических сбоев электронныйсчет-фактура, направленный продавцом, покупателю не дошел. Что делатьв этом случае?Покупатель, который неполучил в установленныйсрок электронный счётфактуру, должен сообщитьоб этом продавцу. Продавец, отправивший файли в течение следующегодня после отправки не получивший от своего спецоператора подтверждениео его получении, долженобратиться к спецоператору(п. 2,5 и п. 2.20 Правил). Всевопросы о «судьбе» отправленного файла продавцуи покупателю следует адресовать своим спецоператорам. Если выяснилось, чтоэлектронный счет-фактура«завис» у одного из них,продавец может направитьранее составленный файлсчета-фактуры повторно(п. 2.21 Правил).В этом случае датой выставления электронногосчета-фактуры, указываемой в журнале выставленных счетов-фактур, будетдата направления того файла, который получил покупатель (п.п. «б» п. 7 разд.II Приложения №3 к Постановлению ПравительстваРФ от 26.12.2011 №1137).Е с л и на п ра в л яем ы йв электронном виде счетфактура так и не дошел допокупателя, продавец может выставить в адрес покупателя счет-фактуру набумажном носителе. Егопоказатели должны в точности соотве тствоватьпоказателям неполученного электронного счетафактуры (в том числе тот женомер и дата составления).Бумажный счет-фактурудолжен подписать не толькоруководитель организации,но и главный бухгалтерили иное уполномоченноелицо. При выставлениибумажного счета-фактурывместо неполученного покупателем электронногодокумента в журнале полученных и выставленныхсчетов-фактур стороны регистрируют счет-фактуруна бумажном носителе.После выставления счетафактуры на бумажном носителе его повторное выставление в электронномвиде не допускается (п. 4разд. II Приложения №3к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011№1137).Когда процесс выставления электронного счетафактуры прошел успешно,распечатывать электронный документ ненужно. Его оригинал хранится у про-Реклама2012 ОКТЯБРЬРЕЙС21 ГЛАВНАЯ ТЕМАдавца и покупателя в электронном виде в течениечетырех лет (п. 1.13 Порядка, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).Как внести измененияв электронныйсчет-фактуру?Покупатель, получив электронный счет-фактуру,должен ее проверить на соответствие утвержденнымтребованиям, утвержденному формату, а также наличиеи правильность заполненияреквизитов счета-фактуры(п. 2.15 Порядка).Об обнаруженной ошибкенеобходимо сообщить продавцу. Сделать это нужно«официально», то есть черезспецоператора. Покупательнаправляет продавцу электронное уведомление обуточнении счета-фактуры(п. 2.16 Порядка).Продавец должен подтвердить покупателю, чтотакой документ он получил,направив в адрес покупателя извещение о получениидокумента (п. 2.17 Порядка).Исправления в электронные счета-фактуры вносятся продавцом путемсоставления новых экземпляров счетов-фактурдополнительно к неправильно заполненным (п. 7разд. II Приложения № 1к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011№ 1137). Новый экземплярсчета-фактуры должениметь номер и дату тогосчета-фактуры, которыйисправляется. В нем такжеуказывается порядковыйномер и дата исправления.Соответственно, процесс выставления исправленного счета-фактурыв электронном виде не отличается от выставленияобычного счета-фактуры.В случае обнаруженияв счетах-фактурах оши-22РЕЙС ОКТЯБРЬ2012ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТбок, не препятствующихналоговым органам идентифицировать продавца,покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименованиетоваров (работ, услуг),имущественных прав, ихстоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземплярысчетов-фактур не составляются (п. 2 ст. 169 НК РФ,п. 7 разд. II Приложения №1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011№ 1137).Где регистрировать?Выставленные и полученные счета-фактуры налогоплательщики регистрируют в «Журнале полученныхи выставленных счетовфактур», в «Книге покупок» или в «Книге продаж».Налогоплательщик можетвести такие регистры какна бумажных носителях,так и в электронном виде.Их электронные форматыутверждены Приказом ФНС.Каждый квартал налогоплательщик заводит одинжурнал полученных и выставленных счетов-фактур,одну книгу покупок и книгу продаж, в которых регистрирует и бумажные,и электронные с че тафактуры. Если эти документы ведутся в электронном виде, то есть в формате,утвержденном ФНС, руководитель или иное уполномоченное лицо подписывает их ЭЦП при передачев налоговый орган. Распечатывать электронные регистры не нужно. Они хранятся у налогоплательщикав электронном виде. Привыставлении счетов-фактурв электронном виде в графе«Код способа выставлениясчета-фактуры» «Журналаполученных и выставленных счетов-фактур» указывается код «2».«Плюсы» и «минусы»электронных счетовфактурОбмениваться электронными документами, несоздавая горы бумаг, безусловно, удобно. Но, какуже говорилось, для этого налогоплательщику недостаточно просто иметькомпьютер. При электронном документообороте необходимо оплачивать работу спецоператора, услугипо предоставлению сертификата ключей подписейдолжностных лиц и т. п.Поэтому есть смысл переходить на электронный документооборот в случае, еслирасходы на оператора связибудут меньше, чем расходы на бумагу и пересылкусчетов-фактур контрагентам по почте. Хотя многимналогоплательщикам придется перейти на электронный документооборот понастоянию своих партнеров(например, крупные торговые сети не желают работатьс партнерами без электронных счетов-фактур).При расчете «рентабельности» перехода наэлектронные документытакже необходимо учесть,что помимо счетов-фактурорганизации и ИП могутобмениваться и другимидокументами. Так, ФНСуже утверждены форматы электронных первичных учетных документов:ТОРГ-12 и акт приемкисдачи работ (оказанияуслуг), Приказ ФНС РФ от21.03.2012 №ММВ-7-6/172@«Об утверждении форматов первичных учетных документов». Поэтому, есливстречные и камеральныепроверки проводятся в ор-ганизации довольно часто,можно сэкономить на «ксерокопировании» документов, перейдя на электронный док ументооборот.Предоставлять электронные счета-фактуры, журналы полученных и выставленных счетов-фактур,книги продаж и покупок,и даже первичные документы в налоговые органыможно в электронном виде(ст. 93 НК РФ). Порядок ихпредоставления утвержден Приказом ФНС РФ от17.02.2011 №ММВ-7-2/168@.Правда, пока налоговые органы только налаживаютпрограммные продуктыдля получения документов.Также одним из «плюсов» выставления электронных счетов-фактурявляется своевременноеих получение покупателем. Как уже говорилось,спецоператоры фиксируютдаты выставления и получения счетов-фактур. Поэтому у налоговых органовне будет сомнений в правильности указания датыполучения счета-фактурыпокупателем. Но некоторым продавцам фиксирование даты выставленияможет показаться «минусом», так как не позволитвыставить счета-фактуры«задним числом». А такиеситуации – не редкость.Они могут возникнуть изза того, что бухгалтериянесвоевременно узна лаоб отгрузке товаров работи услуг. Чтобы не подвестисвоего партнера, продавцув такой ситуации придетсявыставить счет-фактуру набумажном носителе.Думаю, никто не будетспорить, что выставлятьсчета-фактуры в электронном виде удобно. Но, безусловно, решение принимаетналогоплательщик.